Sytuacje, w których arkusz jest rozsądny
Arkusz jest tani, znany i elastyczny. Jeśli jedna osoba odbiera faktury, ta sama je zatwierdza, a miesięcznie jest ich kilkanaście, nie warto płacić za program. Excel sprawdza się też w pierwszych miesiącach firmy, zanim ustabilizuje się struktura działów.
Problem zaczyna się nie od liczby faktur, tylko od liczby ludzi, którzy muszą w nich coś zrobić. Każda dodatkowa osoba to przekazanie pliku, a każde przekazanie to szansa na zgubioną wersję.
Po czym poznać, że arkusz przestał wystarczać
**Faktury czekają na zatwierdzenie dłużej niż tydzień.** Arkusz nie przypomina. Ktoś musi pamiętać, kogo ponaglić.
**Księgowa pyta o brakujące opisy.** Jeśli co miesiąc trzeba dopytywać o dział, projekt lub kategorię, opis powstaje za późno.
**Są dwie wersje pliku.** Jedna na dysku, druga w mailu. Nikt nie wie, która jest aktualna.
**Nie umiesz pokazać, kto zatwierdził wydatek.** Przy kontroli albo sporze z dostawcą ślad decyzji ma znaczenie, a komórka w arkuszu nim nie jest.
**Przelew poszedł na rachunek spoza Białej listy VAT.** Arkusz nie sprawdza rachunków, więc taki błąd zauważa się po fakcie, z ryzykiem solidarnej odpowiedzialności za VAT.
Dwa z pięciu sygnałów to zwykle moment, w którym program zaczyna się opłacać.
Arkusz, sam KSeF i program do obiegu faktur
Więcej o tym, co KSeF robi, a czego nie, znajdziesz w artykule KSeF a obieg faktur.
| Zadanie | Excel | Sam KSeF | Program do obiegu faktur |
|---|---|---|---|
| Odbiór faktur | ręczny | tak, po zalogowaniu | automatyczny, co godzinę |
| Przypisanie zatwierdzającego | ręczne | nie | według reguły |
| Przypomnienia | brak | brak | tak, z zastępstwem |
| Ślad decyzji | słaby | brak | dziennik z osobą i godziną |
| Kontrola rachunku | brak | brak | Biała lista VAT |
| Paczka dla księgowej | ręcznie | nie | gotowa |
Ile kosztuje arkusz, którego nie widać na fakturze
Weź liczbę faktur w miesiącu i pomnóż przez czas, jaki zajmuje ich obsługa ręczna: przepisanie danych, przekazanie, dopytanie o opis, złożenie paczki. Przy 150 fakturach i sześciu minutach na fakturę to 15 godzin pracy miesięcznie. Pomnóż przez koszt godziny osoby, która to robi, i porównaj z abonamentem.
Plan Start w Chmurowych kosztuje 249 zł netto miesięcznie, obejmuje jeden NIP i do 300 faktur. Do tego dochodzą rzeczy trudniejsze do przeliczenia: spóźnione płatności, utracone rabaty za szybką zapłatę i ryzyko podatkowe. Szersze porównanie cen opisujemy w artykule ile kosztuje system obiegu faktur.
Jak przejść z arkusza na program bez przestoju
Nie trzeba przenosić starych faktur. Obieg zaczyna działać od dnia uruchomienia, a nowe faktury z KSeF pojawiają się w systemie same. Arkusz zostaje jako archiwum do końca roku obrotowego.
1. Ustal, kto zatwierdza jakie faktury i od jakiej kwoty.
2. Podłącz KSeF tokenem i zaproś zatwierdzających.
3. Przez dwa tygodnie prowadź obie metody równolegle, żeby porównać wyniki.
4. Wyłącz arkusz.
Kolejność opisuje szerzej artykuł wdrożenie obiegu faktur w firmie. Przy nowych dostawcach warto od razu sprawdzić ich dane rejestrowe, na przykład w katalogu firm z danych rejestrowych, zanim pierwsza faktura trafi do zatwierdzenia.
Kiedy program, a kiedy zostać przy arkuszu
Jeśli szukasz konkretnego rozwiązania, zobacz program do obiegu faktur kosztowych albo akceptację faktur na telefonie.
- Zostań przy arkuszu, jeśli faktur jest kilkanaście, a zatwierdza je jedna osoba.
- Wybierz program, jeśli zatwierdzających jest więcej niż jeden, faktur ponad 50 miesięcznie albo masz kierowników w terenie.
- Rozważ plan Firma, jeśli prowadzisz kilka NIP lub potrzebujesz budżetów działów.
Najczęstsze pytania
Czy obieg faktur w Excelu jest zgodny z przepisami?
Przepisy nie zabraniają arkusza, wymagają natomiast rzetelnych ksiąg i dokumentów. Problemem jest brak śladu decyzji i kontroli, a nie sam format. Arkusz bez historii zmian trudno obronić przy kontroli.
Od ilu faktur opłaca się program do obiegu faktur?
Nie ma jednej granicy, ale zwykle od około 50 faktur miesięcznie lub od dwóch zatwierdzających. Wtedy ręczne przekazywanie i przypomnienia zajmują więcej czasu niż abonament kosztuje.
Czy da się połączyć Excel z KSeF?
Da się pobrać faktury z KSeF i wczytać do arkusza, ale obieg, przypomnienia i ślad akceptacji nadal trzeba prowadzić ręcznie. Program robi to w jednym widoku.
Czy po przejściu na program stracę dane z arkusza?
Nie. Arkusz zostaje jako archiwum, a nowe faktury prowadzisz już w programie. Nie trzeba migrować historii.
Sprawdź obieg faktur w programie na własnych dokumentach
Załóż konto w Chmurowych, podłącz KSeF i przepuść pierwszą fakturę przez akceptację. Zobaczysz, ile kroków znika w porównaniu z arkuszem. Zobacz też cennik.