Elektroniczny obieg faktur od wpływu do księgowania
Elektroniczny obieg faktur w Chmurowe zastępuje arkusze, przekazywanie PDF mailem i ręczne przypominanie o opisach. Faktura wpływa z KSeF, jest odczytana i sprawdzona, trafia do opisu i akceptacji, a na końcu do księgowości, razem ze śladem decyzji. Etap odbioru opisuje strona pobieranie faktur z KSeF.
Etapy obiegu faktury
Obieg faktury kosztowej składa się z siedmiu etapów: wpływ, odczyt, sprawdzenie rachunku, opis, akceptacja, płatność i przekazanie do księgowości.
Każdy etap ma właściciela i termin, a system pokazuje, gdzie dokładnie znajduje się faktura. Dzięki temu dział finansów nie szuka dokumentów w skrzynkach, tylko widzi kolejkę. Opis wszystkich funkcji znajdziesz w części funkcje.
- Wpływ z KSeF lub z adresu e-mail.
- Odczyt danych i sprawdzenie Białej listy.
- Opis i akceptacja.
- Płatność i przekazanie do księgowości.
Jak wygląda miesiąc życia faktury
Typowa faktura jest opisana w jeden dzień od wpływu, zatwierdzona przed terminem płatności i przekazana księgowości przed zamknięciem miesiąca.
System pilnuje kolejnych dat: wpływu z KSeF, opisu, akceptacji, sprawdzenia rachunku w dniu płatności i przelewu. Kalendarz widzi zarówno księgowa, jak i dyrektor finansowy.
Kto w obiegu faktur co robi
Księgowa pilnuje całości, kierownik działu opisuje i zatwierdza faktury swojego działu, a dyrektor finansowy zatwierdza wyższe kwoty.
Role i uprawnienia przypisujesz osobom, a zastępstwa przejmują zatwierdzanie na czas urlopu. Zasady zatwierdzania szczegółowo opisuje strona akceptacja faktur.
Kontrola wydatków przed zapłatą
Faktura nie trafia do paczki przelewów, dopóki nie jest zatwierdzona, a rachunek sprzedawcy nie zostanie sprawdzony na Białej liście VAT.
Ślad zmian i zatwierdzeń pokazuje, kto i kiedy zaakceptował wydatek. To odpowiedź na pytania audytora i podstawa do szybszego zamknięcia miesiąca.
Przekazanie do księgowości
Księgowość otrzymuje eksport do programu księgowego i komplet PDF z opisem oraz śladem akceptacji.
Formaty CSV i XML oraz pliki importu popularnych programów księgowych pozwalają wczytać dane bez przepisywania. O dalszej drodze dokumentów piszemy w części obieg dokumentów księgowych.
Obieg elektroniczny a obieg w skrzynce pocztowej
Obieg w skrzynce pocztowej gubi faktury i nie zostawia śladu, a obieg elektroniczny zapisuje każdy krok i przypomina o terminach.
Jeśli zastanawiasz się, czy lepszy będzie arkusz, poczta, program na komputer czy chmura, zobacz program do obiegu dokumentów w firmie.
Najczęstsze pytania
Od czego zacząć wdrożenie elektronicznego obiegu faktur?
Od połączenia KSeF tokenem, ustawienia działów i progów akceptacji oraz zaproszenia osób. Kroki opisuje strona o wdrożeniu.
Czy każda faktura musi przechodzić przez akceptację?
Reguły ustawiasz sam. Możesz kierować faktury według działu, kwoty, kategorii lub sprzedawcy.
Czy obieg działa na telefonie?
Tak. Kierownik może zatwierdzić fakturę z telefonu jednym kliknięciem.
Czy zostaje ślad, kto zatwierdził fakturę?
Tak. Dziennik zdarzeń i ślad zatwierdzeń zapisują osobę oraz czas każdej decyzji.
Zacznij od własnej faktury
Wgraj plik XML z KSeF, PDF albo zdjęcie faktury i zobacz cały obieg na własnym dokumencie. Konto zakładasz bez karty płatniczej przy próbie.