System obiegu faktur ze ścieżkami akceptacji
System obiegu faktur Chmurowe kieruje każdą fakturę do właściwej osoby według działu, kwoty, kategorii i sprzedawcy, a zatwierdzenie zajmuje jedno kliknięcie, także na telefonie. Zastępstwa na urlopy i przypomnienia mailowe sprawiają, że faktury nie czekają w czyjejś skrzynce. Pełny przebieg opisuje strona elektroniczny obieg faktur.
Ścieżki akceptacji według działu, kwoty, kategorii i sprzedawcy
Ścieżkę akceptacji ustawiasz regułami: faktura z działu marketingu idzie do kierownika marketingu, a powyżej wskazanej kwoty także do dyrektora finansowego.
Regułę możesz oprzeć na dziale, kwocie, kategorii kosztu lub sprzedawcy. Plan Start obejmuje jednoetapową akceptację, a plan Firma wieloetapowe ścieżki według kwoty i działu.
- Dział: marketing, IT, administracja, produkcja, sprzedaż.
- Kwota: próg drugiej akceptacji.
- Kategoria kosztu lub sprzedawca.
Akceptacja z telefonu jednym kliknięciem
Kierownik otrzymuje wiadomość o fakturze do zatwierdzenia i akceptuje ją z telefonu jednym kliknięciem.
Karta pokazuje sprzedawcę, kwotę, pozycje, proponowany opis i wynik sprawdzenia rachunku, więc decyzję podejmuje się na miejscu, także z budowy czy magazynu. Jak to wygląda w branży budowlanej, opisuje strona obieg faktur dla firm budowlanych.
Zastępstwa na urlop i nieobecności
Zastępstwo przejmuje zatwierdzanie na wskazany czas, więc faktura nie zatrzymuje się przy nieobecnej osobie.
Po powrocie ścieżka wraca do pierwotnej osoby, a ślad akceptacji pokazuje, kto faktycznie podjął decyzję.
Przypomnienia o czekających fakturach
Przypomnienia mailowe trafiają do osób z fakturami do opisu lub zatwierdzenia oraz przed terminami płatności.
Księgowa nie musi już dzwonić z pytaniem o status. Dyrektor finansowy widzi zestawienie faktur oczekujących na decyzję. O zasadach kontroli przed zapłatą piszemy w części elektroniczny obieg faktur.
Ślad zatwierdzeń i dziennik zdarzeń
Każda decyzja zostawia ślad z osobą i czasem, a komplet trafia do księgowości w PDF z opisem.
Dziennik zdarzeń z eksportem jest dostępny w planie Grupa. O ochronie danych i rolach piszemy w części bezpieczeństwo.
Jaki plan wybrać do akceptacji faktur
Dla jednoetapowej akceptacji wystarczy plan Start za 249 zł netto miesięcznie, a wieloetapowe ścieżki i budżety daje plan Firma za 549 zł netto miesięcznie.
Przy płatności rocznej miesiąc kosztuje odpowiednio 124,50 zł i 274,50 zł. Do cen doliczamy 23% VAT. Szczegóły w części cennik.
Najczęstsze pytania
Czy mogę ustawić drugą akceptację powyżej kwoty?
Tak. Wieloetapowe ścieżki według kwoty i działu są dostępne w planie Firma.
Kto zatwierdza fakturę, gdy kierownik jest na urlopie?
Zastępca wskazany w ustawieniach, na czas, który określisz.
Czy kierownik musi mieć konto w systemie?
Tak. Kierownik jest użytkownikiem z rolą pozwalającą opisywać i zatwierdzać faktury swojego działu.
Czy ścieżki akceptacji mogą różnić się dla sprzedawców?
Tak. Regułę można oprzeć na dziale, kwocie, kategorii kosztu lub sprzedawcy.
Zacznij od własnej faktury
Wgraj plik XML z KSeF, PDF albo zdjęcie faktury i zobacz cały obieg na własnym dokumencie. Konto zakładasz bez karty płatniczej przy próbie.