Elektroniczny obieg dokumentów księgowych dla biur rachunkowych
Biuro rachunkowe dostaje od klienta faktury kosztowe opisane, zatwierdzone i sprawdzone pod kątem rachunku sprzedawcy, zamiast skrzynki pełnej plików PDF bez wyjaśnień. Chmurowe porządkuje elektroniczny obieg dokumentów księgowych po stronie klienta, a biuru daje dostęp do gotowej paczki.
Jak działa elektroniczny obieg dokumentów księgowych z biurem rachunkowym
Klient wprowadza faktury do obiegu, jego kierownicy je opisują i zatwierdzają, a biuro rachunkowe odbiera komplet. Dostęp dla biura jest częścią planu Firma, więc nie wymaga osobnej umowy ani osobnej instalacji.
Biuro widzi dokumenty, które klient przekazał do księgowania, razem z opisem merytorycznym i śladem akceptacji.
- klient zbiera faktury z KSeF i spoza KSeF w jednym miejscu
- osoby odpowiedzialne w firmie klienta opisują i zatwierdzają koszty
- biuro odbiera paczkę gotową do zaksięgowania
Dlaczego dokumenty od klientów utrudniają pracę biura
Typowy kłopot biura to faktury, które przychodzą po terminie, bez opisu, bez informacji o dziale i bez pewności, czy ktoś je zatwierdził. Każde dopytanie klienta wydłuża zamknięcie miesiąca.
Przy elektronicznym obiegu te pytania znikają, bo odpowiedzi są na karcie faktury. Biuro nie musi pilnować, kto w firmie klienta ma jeszcze coś opisać.
- brak opisu kosztu i działu
- brak informacji, kto zatwierdził wydatek
- faktury zagraniczne i paragony wysyłane osobnym kanałem
- niepewność co do rachunku sprzedawcy
Co biuro rachunkowe dostaje od klienta
Biuro odbiera gotową paczkę dokumentów dla księgowości. Zawiera ona eksport w formatach CSV i XML, pliki importu popularnych programów księgowych oraz komplet PDF z opisem i śladem akceptacji.
Każda faktura ma kategorię kosztu, MPK, projekt i budżet, o ile klient je ustawił. Szczegóły samego przebiegu opisujemy na stronie obieg dokumentów księgowych.
- eksport do programu księgowego biura
- komplet PDF z opisem i śladem akceptacji
- numer KSeF i dane z karty faktury
- wynik sprawdzenia rachunku na Białej liście VAT
Faktury kosztowe klienta bez ręcznego pobierania
Faktury kosztowe klienta są pobierane z KSeF co godzinę na podstawie tokena, który firma sama generuje w Aplikacji Podatnika. Biuro nie musi prosić klienta o pliki, a klient nie musi ich przesyłać.
Jak wygląda odbiór krok po kroku, opisujemy na stronie pobieranie faktur z KSeF. Dokumenty spoza KSeF klient wysyła na dedykowany adres e-mail, a dane są odczytywane do tej samej karty.
Biuro obsługujące wiele firm
Każda firma klienta działa w swoim obiegu, z własnymi działami, progami akceptacji i osobami. Plan Firma obejmuje trzy numery NIP, a plan Grupa piętnaście, z wspólnymi zasadami akceptacji i jednym widokiem kosztów.
Biuro może więc zaproponować klientowi gotowy sposób pracy, a klient płaci własny abonament za własny obieg. Porównanie planów znajduje się w cenniku.
- plan Start: 249 zł miesięcznie netto, jeden NIP
- plan Firma: 549 zł miesięcznie netto, trzy NIP, dostęp dla biura rachunkowego
- plan Grupa: 1 290 zł miesięcznie netto, piętnaście NIP
Dostęp, role i ślad zmian
Biuro dostaje dokładnie takie uprawnienia, jakie nada mu klient. Każde zatwierdzenie i każda zmiana na karcie faktury trafiają do dziennika zdarzeń, a archiwum ma wyszukiwarkę.
Dane są przechowywane w centrach danych w UE, a organizacja szczegółów ochrony jest na stronie bezpieczeństwo. Ogólny opis funkcji jest na stronie system obiegu dokumentów.
Czy biuro rachunkowe może mieć dostęp do obiegu klienta
Tak. Dostęp dla biura rachunkowego jest częścią planu Firma. Klient decyduje, jakie dokumenty i w jakim zakresie biuro widzi.
Czy biuro musi zmieniać swój program księgowy
Nie. Paczka zawiera eksport w formatach CSV i XML oraz pliki importu popularnych programów księgowych.
Czy faktury zagraniczne trafiają do tej samej paczki
Tak. Faktury zagraniczne, paragony, rachunki, skany i pliki PDF klient przesyła na dedykowany adres e-mail, a po odczycie danych trafiają do tego samego obiegu.
Jak rozlicza się abonament
Abonament płaci firma, której dotyczy obieg, na podstawie faktury VAT. Ceny to 249 zł, 549 zł i 1 290 zł miesięcznie netto plus 23% VAT.