Rozwiązania chmurowe dla firm, w których dane zostają Twoje
Rozwiązania chmurowe dla firm muszą odpowiadać na proste pytania: kto widzi faktury, gdzie leżą dane i co zostaje po rezygnacji. Chmurowe przechowuje dane w centrach danych w UE, rozdziela dostęp rolami, zapisuje każdą zmianę w dzienniku zdarzeń i oddaje archiwum po zakończeniu współpracy.
Czy rozwiązania chmurowe są bezpieczne dla danych finansowych firmy
Bezpieczeństwo chmury zależy od kilku rzeczy naraz: szyfrowania, kontroli dostępu, śladu zmian, kopii i jasnych zasad własności danych. W Chmurowe dane faktur należą do firmy, która je wprowadza, a dostęp do nich wynika z ról nadanych przez administratora konta.
Na stronie głównej piszemy to krótko: twoje dane zostają twoje.
- dane w centrach danych w UE
- role i uprawnienia dla każdej osoby
- dziennik zdarzeń i ślad zatwierdzeń
- umowa powierzenia przetwarzania danych
Role i uprawnienia
Każda osoba w firmie widzi tylko to, co jej potrzebne. Kierownik działu widzi faktury swojego działu, osoba zatwierdzająca kolejne etapy faktury, które do niej trafiły, a administrator całością zarządza.
Zastępstwa na czas urlopu nadają uprawnienia czasowo i nie wymagają dzielenia się hasłem. Plan Grupa dodaje rozbudowane role i uprawnienia dla większych organizacji.
- osobne konta dla każdego użytkownika
- widoczność faktur według działu
- zastępstwa bez wspólnych haseł
- dostęp dla biura rachunkowego w planie Firma
Logowanie jednokrotne SSO
Duże organizacje chcą logować pracowników swoim firmowym systemem tożsamości. Plan Grupa obsługuje logowanie jednokrotne SSO w standardzie SAML.
Dzięki temu dostęp do obiegu faktur znika razem z kontem pracownika w firmie, a administrator ma jedno miejsce do kontroli.
Dziennik zdarzeń i archiwum
Każde zatwierdzenie, opis i zmiana na karcie faktury zostawia ślad: kto, co i kiedy. Archiwum ma wyszukiwarkę, więc dokument sprzed miesięcy znajdziesz po sprzedawcy, numerze albo kwocie.
W planie Grupa dziennik zdarzeń można wyeksportować, co ułatwia kontrole wewnętrzne i rozmowy z audytorem. Pracę z fakturą w obiegu opisujemy na stronie obieg dokumentów księgowych.
Szyfrowanie, kopie i lokalizacja danych
Dane są szyfrowane podczas przesyłania i przechowywania, a przechowywane są w centrach danych na terenie Unii Europejskiej. Kopie zapasowe również są przechowywane w UE.
Infrastrukturę stanowią zwykłe kategorie usług: hosting aplikacji, baza danych, poczta transakcyjna i kopie zapasowe. Nie udostępniamy danych faktur firmom trzecim w celach reklamowych.
- szyfrowanie w transmisji i w spoczynku
- kopie zapasowe w UE
- brak sprzedaży danych
- eksport archiwum po rezygnacji
RODO i umowa powierzenia przetwarzania
Faktury zawierają dane osobowe, na przykład dane osób prowadzących działalność. Firma korzystająca z Chmurowe powierza nam ich przetwarzanie, więc potrzebuje umowy powierzenia.
W planie Grupa umowa powierzenia przetwarzania danych jest dostępna do pobrania. Administratorem serwisu chmurowe.pl jest jego operator, a kontakt w sprawach danych to [email protected].
Bezpieczeństwo płatności i Biała lista
Bezpieczeństwo to także ochrona przed przelewem na niewłaściwy rachunek. Przy każdej fakturze sprawdzamy rachunek sprzedawcy w publicznym wykazie podatników VAT, czyli na Białej liście, a ponownie robimy to w dniu płatności.
Ogranicza to ryzyko solidarnej odpowiedzialności za VAT i problemu z kosztem podatkowym przy płatnościach powyżej 15 000 zł. Funkcję opisujemy też na stronie system obiegu faktur, a pełny zakres modułów w funkcjach systemu obiegu dokumentów.
Gdzie są przechowywane dane firmy
Dane są przechowywane w centrach danych w UE.
Czy po rezygnacji można odzyskać faktury
Tak. Po rezygnacji firma może wyeksportować archiwum, żeby zachować dokumenty i ślad zatwierdzeń.
Czy Chmurowe obsługuje SSO
Tak, plan Grupa obsługuje logowanie jednokrotne SSO w standardzie SAML.
Kto widzi faktury w firmie
Widoczność wynika z ról i uprawnień nadanych przez administratora konta. Szczegóły planów znajdziesz w cenniku.