Automatyzacja obiegu dokumentów w czterech krokach
Automatyzacja obiegu dokumentów w Chmurowe sprowadza się do czterech kroków: łączysz KSeF tokenem, ustawiasz działy i progi, zapraszasz osoby i odbierasz gotowe paczki dla księgowości. Resztę, czyli pobieranie faktur, odczyt, rozsyłanie do opisu i przypomnienia, wykonuje system.
Na czym polega automatyzacja obiegu dokumentów
Automatyzacja obiegu dokumentów oznacza, że dokument sam trafia do właściwej osoby, a człowiek podejmuje tylko decyzje. Nikt nie pobiera faktur ręcznie, nie przepisuje danych i nie przypomina kierownikom o zaległych opisach.
Chmurowe działa w przeglądarce, bez instalacji. Całość widać na stronie głównej z demo i w opisie funkcji w sekcji system obiegu dokumentów.
- faktury kosztowe z KSeF pobierane co godzinę
- odczyt dokumentów spoza KSeF
- rozsyłanie do opisu i akceptacji według ścieżek
- przypomnienia o fakturach i terminach płatności
Krok pierwszy, połącz KSeF tokenem
Token generujesz w Aplikacji Podatnika i wklejasz w ustawieniach Chmurowe. Nie potrzebujesz certyfikatu ani instalacji programu.
Od tej chwili faktury kosztowe firmy trafiają do obiegu same, a karta każdej z nich zawiera dane sprzedawcy, numer KSeF, pozycje, kwoty i termin płatności. Szczegóły odbioru opisujemy na stronie pobieranie faktur z KSeF.
Krok drugi, ustaw działy i progi
Odwzorowujesz działy, kategorie kosztów i miejsca powstawania kosztów, a potem wskazujesz, kto zatwierdza jakie faktury. Ścieżka może zależeć od działu, kwoty, kategorii albo sprzedawcy.
Typowy próg to kwota, powyżej której zatwierdza także dyrektor finansowy. Zasady tych ścieżek opisujemy na stronie system obiegu faktur.
Krok trzeci, zaproś osoby
Kierownicy działów, dyrektor finansowy i księgowa dostają zaproszenia pocztą elektroniczną. Każdy widzi to, do czego ma uprawnienia, a akceptacji dokonuje z telefonu jednym kliknięciem.
Gdy ktoś jest na urlopie, jego etap przejmuje zastępca. Przypomnienia mailowe pilnują faktur czekających na opis i terminów płatności.
- zaproszenia mailowe
- role i uprawnienia
- zastępstwa na urlop
- akceptacja z telefonu
Krok czwarty, odbieraj gotowe paczki
Zatwierdzone faktury trafiają do paczki dla księgowości: eksportu CSV lub XML, pliku importu popularnych programów księgowych oraz kompletu PDF z opisem i śladem akceptacji. Dla zatwierdzonych faktur powstaje też plik paczki przelewów do banku.
W dniu płatności rachunek sprzedawcy jest sprawdzany ponownie na Białej liście VAT. Pełny przebieg opisujemy na stronie obieg dokumentów księgowych.
Co zostaje po stronie człowieka
Automatyzacja nie zastępuje decyzji. Człowiek zatwierdza wydatek, poprawia opis, jeśli propozycja jest nietrafna, i decyduje o płatności. System dba o to, żeby decyzja trafiła do właściwej osoby w odpowiednim czasie i została zapisana.
Ślad zmian i zatwierdzeń jest zawsze dostępny w archiwum z wyszukiwarką, co szczegółowo omawiamy na stronie bezpieczeństwo.
Ile kosztuje taki obieg
Abonament zależy od liczby faktur w okresie, osób i numerów NIP. Start kosztuje 249 zł miesięcznie netto, Firma 549 zł, a Grupa 1 290 zł, wszystko plus 23% VAT. W rozliczeniu rocznym miesiąc wychodzi odpowiednio 124,50 zł, 274,50 zł i 645 zł.
Limity to 300, 1 500 i 6 000 faktur w okresie. Pełna tabela jest w cenniku.
Czy automatyzacja obiegu dokumentów wymaga programisty
Nie. Wszystkie ustawienia wykonuje się w przeglądarce, a wdrożenie opisujemy krok po kroku na stronie wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów.
Jak często pobierane są faktury z KSeF
Co godzinę, na podstawie tokena wygenerowanego przez firmę w Aplikacji Podatnika.
Czy automatyzacja obejmuje faktury spoza KSeF
Tak. Faktury zagraniczne, paragony, rachunki, skany i pliki PDF firma przesyła na dedykowany adres e-mail, a dane są odczytywane.
Czy mogę przejść obieg bez zakładania konta
Demo na stronie głównej pokazuje wynik na wgranej fakturze bez rejestracji. Pełny dostęp wymaga konta.