System obiegu dokumentów w chmurze i wszystkie jego funkcje
System obiegu dokumentów Chmurowe prowadzi fakturę kosztową od wpływu z KSeF do przekazania księgowości, bez papieru i bez przekazywania plików PDF w skrzynkach. Poniżej zebraliśmy wszystkie funkcje pogrupowane według etapów, a ich zastosowanie w praktyce opisują strony elektroniczny obieg faktur i akceptacja faktur.
Odbiór dokumentów z KSeF i spoza KSeF
Faktury kosztowe są pobierane z KSeF co godzinę przez token z Aplikacji Podatnika, a dokumenty spoza KSeF przychodzą na dedykowany adres e-mail.
Do obiegu wchodzą faktury zagraniczne, paragony, rachunki, skany i PDF. Dane z dokumentów są odczytywane, a każda faktura otrzymuje kartę ze sprzedawcą, numerem KSeF, pozycjami, kwotami, terminem i podglądem wizualizacji. Szczegóły odbioru opisuje strona pobieranie faktur z KSeF.
- Pobieranie co godzinę.
- Odczyt danych z PDF i zdjęć.
- Karta faktury z podglądem.
Biała lista VAT przy każdej fakturze
Rachunek sprzedawcy jest sprawdzany na Białej liście VAT przy wpływie faktury i ponownie w dniu płatności.
Ostrzeżenie pojawia się, zanim przelew opuści firmę, co ogranicza ryzyko solidarnej odpowiedzialności za VAT i braku kosztu podatkowego powyżej 15 000 zł.
Opis merytoryczny, MPK, projekty i budżety
Każda faktura dostaje kategorię kosztu, MPK, projekt i budżet, a szkic opisu powstaje na podstawie poprzednich faktur sprzedawcy.
Osoba opisująca poprawia propozycję zamiast pisać od zera, więc opis zajmuje chwilę, a dane trafiające do księgowości są spójne.
Ścieżki akceptacji z zastępstwami
Ścieżki akceptacji budujesz według działu, kwoty, kategorii i sprzedawcy, z zastępstwami na urlop i akceptacją z telefonu jednym kliknięciem.
Plan Firma dodaje wieloetapowe ścieżki według kwoty i działu oraz budżety. Przypomnienia mailowe informują o czekających fakturach i terminach płatności. Pełny opis reguł znajdziesz w części akceptacja faktur.
- Jedna lub kilka osób akceptujących.
- Zastępstwa na czas nieobecności.
- Przypomnienia o terminach płatności.
Paczka do księgowości i lista przelewów
Księgowość dostaje eksport do programu księgowego oraz komplet PDF z opisem i śladem akceptacji, a bank plik paczki przelewów dla zatwierdzonych faktur.
Eksport działa w formatach CSV i XML oraz w plikach importu popularnych programów księgowych. Dalszy ciąg obiegu opisuje strona obieg dokumentów księgowych.
Archiwum, dziennik zdarzeń, role i SSO
Archiwum z wyszukiwarką przechowuje dokumenty razem ze śladem zmian i zatwierdzeń, a role i uprawnienia ograniczają widoczność do potrzebnych osób.
Plan Grupa dodaje SSO (SAML), API, eksport dziennika zdarzeń, wielofirmowość do 15 numerów NIP i SLA 99,9 procent. Zasady ochrony danych opisuje część bezpieczeństwo.
Funkcje według planu
Start obejmuje pobieranie z KSeF, odczyt PDF, jednoetapową akceptację, Białą listę i eksport, Firma dodaje wieloetapowe ścieżki, MPK i budżety, a Grupa SSO i API.
Plany kosztują 249 zł, 549 zł i 1 290 zł netto miesięcznie plus 23% VAT, a przy płatności rocznej miesiąc kosztuje 124,50 zł, 274,50 zł i 645 zł. Zestawienie limitów jest w części cennik.
Najczęstsze pytania
Czy system obiegu dokumentów obsługuje tylko faktury kosztowe?
Podstawą jest obieg faktur kosztowych z KSeF i spoza KSeF. Dokumenty takie jak umowy, wnioski i delegacje opisuje strona o cyfrowym obiegu dokumentów.
Czy mogę zatwierdzać faktury z telefonu?
Tak. Akceptacja z telefonu wymaga jednego kliknięcia, także w czasie zastępstwa.
Które funkcje wymagają planu Grupa?
SSO (SAML), API, eksport dziennika zdarzeń, SLA 99,9 procent i faktura zbiorcza dla grupy.
Czy biuro rachunkowe może mieć dostęp do systemu?
Tak. Dostęp dla biura rachunkowego obejmuje plan Firma.
Zacznij od własnej faktury
Wgraj plik XML z KSeF, PDF albo zdjęcie faktury i zobacz cały obieg na własnym dokumencie. Konto zakładasz bez karty płatniczej przy próbie.