KSeF faktury zakupowe od wpływu do archiwum
KSeF faktury zakupowe trafiają do Chmurowe tak, jak firma ich potrzebuje: odebrane, odczytane, sprawdzone i skierowane do osoby, która ma je opisać i zatwierdzić. Od 2026 roku faktura kosztowa pojawia się w KSeF, a nie w skrzynce zamawiającego, więc potrzebny jest sposób, by dotarła do właściwego człowieka. Szczegóły samego odbioru znajdziesz w opisie pobieranie faktur z KSeF.
Odbiór faktur zakupowych z KSeF
Faktury zakupowe są pobierane z KSeF co godzinę i od razu zapisywane na karcie z numerem KSeF, danymi sprzedawcy i podglądem.
Nie musisz logować się do KSeF ani zapisywać plików. Połączenie tokenem ustawiasz raz, a dalej każda nowa faktura kosztowa pojawia się w kolejce do opisu. Dokumenty spoza KSeF, takie jak faktury zagraniczne, paragony i skany, wpadają do tej samej kolejki z dedykowanego adresu e-mail.
Opis merytoryczny i MPK
Opis merytoryczny faktury zakupowej obejmuje kategorię kosztu, MPK, projekt i budżet, a szkic proponujemy na podstawie poprzednich faktur sprzedawcy.
Osoba opisująca nie zaczyna od pustego pola. Widzi propozycję i poprawia tylko to, co się nie zgadza. Dzięki temu opis zajmuje minutę, a księgowość dostaje spójne dane. Zasady kierowania faktur do opisu znajdziesz w opisie akceptacja faktur.
- Kategoria kosztu i MPK z podpowiedzią.
- Projekt i budżet, do którego należy wydatek.
- Szkic opisu oparty na poprzednich fakturach sprzedawcy.
Akceptacja przed zapłatą
Faktura zakupowa idzie do akceptacji według działu, kwoty, kategorii lub sprzedawcy, a kierownik może ją zatwierdzić z telefonu jednym kliknięciem.
Zastępstwa na czas urlopu przejmują zatwierdzanie, a przypomnienia mailowe pilnują terminów. Przy wyższych kwotach faktura trafia dodatkowo do dyrektora finansowego, zanim zostanie przygotowana do płatności.
Biała lista i przelew
Rachunek sprzedawcy sprawdzamy na Białej liście VAT przy wpływie faktury i ponownie w dniu płatności.
To ogranicza ryzyko przelewu na rachunek spoza Białej listy, z którym wiążą się solidarna odpowiedzialność za VAT i brak możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych płatności powyżej 15 000 zł. Dla zatwierdzonych faktur przygotowujemy plik paczki przelewów do banku. Pełną listę możliwości zobaczysz w części funkcje.
Przekazanie do księgowości i archiwum
Księgowość dostaje paczkę z eksportem do programu księgowego oraz komplet PDF z opisem i śladem akceptacji.
Eksport działa w formatach CSV i XML oraz w plikach importu popularnych programów księgowych. Wszystko zostaje w archiwum z wyszukiwarką i dziennikiem zdarzeń, więc po miesiącach nadal widać, kto i kiedy zatwierdził wydatek. O tym, jak wygląda ta część w księgowości, piszemy w sekcji obieg dokumentów księgowych.
Ile kosztuje obsługa faktur zakupowych
Plan Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie i obejmuje 300 faktur w okresie, plan Firma 549 zł i 1 500 faktur, a plan Grupa 1 290 zł i 6 000 faktur.
Do cen doliczamy 23% VAT. Przy płatności rocznej miesiąc kosztuje 124,50 zł, 274,50 zł lub 645 zł. Limit planu to zużycie w okresie, a usunięcie faktury go nie zwiększa. Porównanie planów zobaczysz w części cennik.
Przepuść własną fakturę przez obieg
Najprościej ocenić działanie na własnym dokumencie.
Wgraj plik XML z KSeF, PDF albo zdjęcie faktury. Zobaczysz odczyt danych, sprawdzenie rachunku i proponowaną ścieżkę akceptacji.
Najczęstsze pytania
Czy faktury zakupowe z KSeF trafiają od razu do właściwej osoby?
Tak. Reguły działu, kwoty, kategorii lub sprzedawcy wskazują, kto ma fakturę opisać i zatwierdzić.
Czy mogę dopisać fakturę, której nie ma w KSeF?
Tak. Faktury zagraniczne, paragony i skany przesyłasz na dedykowany adres e-mail konta, a dalej przechodzą ten sam obieg.
Jak przekazać faktury do programu księgowego?
Przez eksport CSV, XML albo plik importu popularnych programów księgowych, razem z kompletem PDF z opisem i śladem akceptacji.
Co się stanie z fakturami po rezygnacji z konta?
Możesz wyeksportować archiwum razem z opisami i śladem zatwierdzeń.
Zacznij od własnej faktury
Wgraj plik XML z KSeF, PDF albo zdjęcie faktury i zobacz cały obieg na własnym dokumencie. Konto zakładasz bez karty płatniczej przy próbie.