Cyfrowy obieg dokumentów w firmie, od faktur po umowy i delegacje
Cyfrowy obieg dokumentów zastępuje wędrówkę papieru i plików po skrzynkach jedną ścieżką, na której każdy dokument ma właściciela, termin i zapisaną decyzję. W Chmurowe tę ścieżkę zaczyna faktura kosztowa, a ta sama logika opisu, akceptacji i archiwum sprawdza się przy umowach, wnioskach i delegacjach.
Co to jest cyfrowy obieg dokumentów
Cyfrowy obieg dokumentów to przekazywanie dokumentów między osobami w systemie, a nie w papierowej teczce czy łańcuchu maili. System pilnuje kolejności etapów, pokazuje, na kim dokument stoi, i zapisuje każdą decyzję.
Chmurowe działa w przeglądarce, bez instalacji i bez serwera w biurze. Najpełniej obsługuje faktury kosztowe, opisane na stronie obieg faktur.
- jedna karta dokumentu z danymi i historią
- ścieżka akceptacji z osobami w rolach
- przypomnienia o dokumentach, które czekają
- archiwum z wyszukiwarką i dziennikiem zdarzeń
Jakie dokumenty przechodzą przez obieg
Wspólny mianownik wszystkich dokumentów obiegowych jest taki sam: ktoś je przygotowuje, ktoś opisuje, ktoś zatwierdza, a na końcu trafiają do archiwum.
Najwięcej korzyści widać tam, gdzie decyzja należy do kilku osób, na przykład kierownika działu i dyrektora finansowego.
- faktury kosztowe z KSeF i spoza KSeF
- umowy z dostawcami, które wymagają zgody przed podpisaniem
- wnioski o zakup lub zamówienie
- delegacje i rozliczenia kosztów podróży
Umowy w cyfrowym obiegu
Umowa przed podpisaniem zwykle potrzebuje opinii kilku osób. W cyfrowym obiegu każda z nich widzi dokument w swoim czasie i zostawia decyzję w jednym miejscu.
Po zatwierdzeniu umowa trafia do archiwum, gdzie można ją znaleźć po sprzedawcy, numerze albo dacie. Ślad zatwierdzeń jest zapisany razem z dokumentem.
Wnioski i delegacje
Wniosek o zakup lub rozliczenie delegacji ma tę samą budowę co faktura: autor, opis, kwota, osoba zatwierdzająca. Ścieżka może zależeć od działu, kwoty i kategorii kosztu.
Zastępstwa na czas urlopu sprawiają, że dokument nie stoi tylko dlatego, że osoba zatwierdzająca jest nieobecna. Akceptację można wykonać z telefonu jednym kliknięciem.
Zasady tworzenia ścieżek opisujemy na stronie system obiegu faktur.
- ścieżka według działu i kwoty
- zastępstwa na urlop
- akceptacja jednym kliknięciem z telefonu
- przypomnienia mailowe o dokumentach, które czekają
Co firma zyskuje na cyfrowym obiegu
Najpierw znika pytanie, gdzie jest dokument. Potem znika pytanie, kto go zatwierdził. W końcu dział finansów zyskuje czas, który wcześniej zabierało przypominanie i szukanie plików.
Dla zarządu ważny jest ślad: kto, kiedy i na jakiej podstawie zgodził się na wydatek. Dziennik zdarzeń z eksportem jest częścią planu Grupa, a ogólny zakres funkcji opisujemy na stronie system obiegu dokumentów.
Od czego zacząć
Najprościej zacząć od faktur kosztowych, bo ich wolumen jest największy, a obowiązek odbioru przez KSeF wymusza uporządkowanie tego obszaru. Kolejne typy dokumentów dołącza się do tych samych działów i ról.
Praktyczną instrukcję wdrożenia znajdziesz na stronie wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, a koszty planów w cenniku.
Czym cyfrowy obieg dokumentów różni się od skanowania papieru
Skan to tylko obraz dokumentu. Cyfrowy obieg dodaje ścieżkę: kto dokument widzi, kto go opisuje, kto zatwierdza i jak wygląda historia zmian.
Czy cyfrowy obieg wymaga instalacji programu
Nie. Chmurowe działa w przeglądarce, a akceptacja z telefonu wymaga tylko linku i konta.
Czy każdy dokument musi mieć wiele etapów akceptacji
Nie. Ścieżkę ustawia się według działu, kwoty, kategorii albo sprzedawcy, więc drobny wydatek może mieć jeden etap, a duży kilka.
Gdzie są przechowywane dokumenty
Dane są przechowywane w centrach danych w UE. Więcej na ten temat jest na stronie bezpieczeństwo.