Elektroniczny obieg dokumentów w firmie, najczęstsze pytania
Tu znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze pytania o elektroniczny obieg dokumentów w firmie: jak działa pobieranie faktur z KSeF, jak wygląda akceptacja, jak chronimy dane, jak przebiega wdrożenie i ile kosztuje abonament. Jeśli nie znajdziesz swojej odpowiedzi, napisz na [email protected].
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to cyfrowa droga dokumentu od wpływu, przez opis i akceptację, do księgowania i archiwum, bez papieru i bez przekazywania plików w skrzynkach. W Chmurowe dotyczy to przede wszystkim faktur kosztowych, jak opisuje strona elektroniczny obieg faktur.
Dla kogo jest Chmurowe?
Chmurowe jest dla głównych księgowych, dyrektorów finansowych, kierowników działów i biur rachunkowych w firmach, które dostają faktury kosztowe przez KSeF i muszą rozesłać je do opisu i zatwierdzenia. Chmurowe działa w przeglądarce, bez instalacji i bez serwera w biurze.
Czym różni się obieg w Chmurowe od faktur w skrzynce mailowej?
Faktura z KSeF trafia do systemu, a nie do skrzynki jednej osoby, więc każdy etap ma właściciela i termin. Obieg zapisuje, kto i kiedy opisał oraz zatwierdził fakturę, czego nie da się odtworzyć z łańcucha maili.
Jak Chmurowe pobiera faktury z KSeF?
Chmurowe pobiera faktury kosztowe z KSeF automatycznie co godzinę, po połączeniu konta tokenem KSeF. Cały proces opisuje strona pobieranie faktur z KSeF.
Czy potrzebuję certyfikatu KSeF?
Nie. Wystarczy token, który firma sama generuje w Aplikacji Podatnika KSeF i wpisuje w ustawieniach konta.
Co z fakturami zagranicznymi, paragonami i skanami?
Faktury spoza KSeF, czyli zagraniczne, paragony, rachunki, skany i pliki PDF, przesyłasz na dedykowany adres e-mail konta. Dane z dokumentu są odczytywane automatycznie i trafiają na tę samą kartę faktury co dokumenty z KSeF.
Jak wygląda akceptacja faktury?
Faktura przechodzi ścieżkę akceptacji ustawioną według działu, kwoty, kategorii albo sprzedawcy. Szczegóły opisuje strona akceptacja faktur.
Czy kierownik może zatwierdzić fakturę z telefonu?
Tak. Kierownik działu zatwierdza fakturę z telefonu jednym kliknięciem, a w razie jego nieobecności faktura trafia do zastępcy wskazanego na czas urlopu.
Co obejmuje opis merytoryczny faktury?
Opis merytoryczny to kategoria kosztu, MPK, projekt i budżet. Szkic opisu proponujemy na podstawie poprzednich faktur tego samego sprzedawcy, więc osoba opisująca poprawia propozycję zamiast pisać od zera.
Dlaczego sprawdzacie rachunek sprzedawcy na Białej liście VAT?
Sprawdzamy rachunek przy każdej fakturze i ponownie w dniu płatności, bo przelew na rachunek spoza Białej listy niesie ryzyko podatkowe: solidarną odpowiedzialność za VAT i brak kosztu podatkowego przy płatnościach powyżej 15 000 zł.
Czy moje dane są bezpieczne?
Dane zostają Twoje i są przechowywane w centrach danych w UE. Dostęp kontrolują role i uprawnienia, a wszystkie zatwierdzenia trafiają do dziennika zdarzeń, jak opisuje strona rozwiązania chmurowe dla firm.
Czy dostanę umowę powierzenia przetwarzania danych?
W planie Grupa umowa powierzenia przetwarzania jest do pobrania. W innych sprawach dotyczących danych osobowych napisz na [email protected], a zasady opisuje polityka prywatności.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Wdrożenie to kilka kroków: połączenie z KSeF tokenem, ustawienie działów i progów, zaproszenie osób oraz odbieranie gotowych paczek. Instrukcję krok po kroku znajdziesz na stronie wdrożenie.
Czy Chmurowe działa z moim programem księgowym?
Chmurowe przekazuje księgowości komplet w formie eksportu do programów księgowych: CSV, XML i pliki importu popularnych programów, a także komplet PDF z opisem i śladem akceptacji. Szczegóły opisuje strona obieg dokumentów księgowych.
Czy biuro rachunkowe może pracować w Chmurowe?
Tak. Plan Firma daje dostęp dla biura rachunkowego, które dostaje od klienta faktury już opisane i zatwierdzone, jak na stronie dla biur rachunkowych.
Ile kosztuje Chmurowe?
Abonament kosztuje 249 zł (Start), 549 zł (Firma) albo 1 290 zł (Grupa) netto miesięcznie plus 23 procent VAT. Przy rozliczeniu rocznym miesiąc kosztuje 124,50 zł, 274,50 zł albo 645 zł, a wszystkie plany porównuje cennik.
Czy mogę wypróbować Chmurowe przed założeniem konta?
Tak. W demo na stronie głównej przeprowadzasz własną fakturę przez obieg, bez rejestracji i bez karty płatniczej. Każdy plan jest płatny, a abonament zaczyna się po założeniu konta.
Jak zrezygnować z abonamentu?
Rezygnujesz mailem na [email protected], a abonament działa do końca opłaconego okresu. Za rozpoczęty okres rozliczeniowy nie zwracamy opłaty, co opisuje regulamin.
Sprawdź obieg na swojej fakturze
Najszybciej odpowiedzi sprawdzisz na własnym dokumencie: wrzuć fakturę, zobaczysz kartę z danymi, wynikiem Białej listy i proponowaną ścieżką akceptacji.