Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów krok po kroku
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w Chmurowe odbywa się samodzielnie, w przeglądarce i według jednej instrukcji: token KSeF, struktura działów, ścieżki akceptacji, zaproszenia osób i eksport dla księgowości. Duża organizacja wybiera plan Grupa i przechodzi te same kroki dla wielu numerów NIP.
Jak wygląda wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów
Wdrożenie składa się z sześciu kroków i nie wymaga instalacji ani serwera w biurze. Większość czasu zajmuje decyzja, kto zatwierdza jakie faktury, a nie konfiguracja techniczna.
- krok 1: token KSeF z Aplikacji Podatnika
- krok 2: działy, kategorie kosztów i MPK
- krok 3: ścieżki akceptacji i progi kwotowe
- krok 4: zaproszenia osób i role
- krok 5: adres e-mail dla dokumentów spoza KSeF
- krok 6: eksport dla księgowości
Krok pierwszy, token KSeF
Pierwszym krokiem jest wygenerowanie tokena w Aplikacji Podatnika. Robi to osoba uprawniona w firmie, a token wkleja się w ustawieniach połączenia z KSeF w Chmurowe.
Po połączeniu faktury kosztowe są pobierane co godzinę. Mechanikę odbioru opisujemy na stronie pobieranie faktur z KSeF, a sposób traktowania faktur zakupowych na stronie KSeF faktury zakupowe.
Krok drugi, działy, kategorie i MPK
Następnie odwzorowujesz strukturę firmy: działy, kategorie kosztów, miejsca powstawania kosztów, projekty i budżety. Im lepiej odpowiadają one temu, jak firma naprawdę wydaje pieniądze, tym trafniejsze są propozycje opisu faktur.
Szkic opisu opiera się na poprzednich fakturach tego samego sprzedawcy, więc z czasem opis wymaga coraz mniej poprawek.
Krok trzeci, ścieżki akceptacji
Ścieżka akceptacji określa, kto zatwierdza fakturę i w jakiej kolejności. Można ją ustawić według działu, kwoty, kategorii albo sprzedawcy.
Typowy układ to kierownik działu na pierwszym etapie i dyrektor finansowy po przekroczeniu ustalonego progu kwotowego. Dla każdej osoby ustawia się zastępstwo na czas urlopu.
Zasady działania ścieżek opisujemy na stronie system obiegu faktur.
- etap kierownika działu dla każdej faktury działu
- drugi etap po przekroczeniu progu kwoty
- zastępstwa na urlop
- akceptacja z telefonu jednym kliknięciem
Krok czwarty, zaproszenia i role
Osoby zapraszasz pocztą elektroniczną, a każdej nadajesz rolę: administrator, dyrektor finansowy, kierownik działu, albo księgowa. Limit osób zależy od planu: pięć w planie Start, dwadzieścia pięć w planie Firma i bez limitu w planie Grupa.
W planie Firma można też zaprosić biuro rachunkowe. Jak wygląda jego praca z obiegiem, opisujemy na stronie elektroniczny obieg dokumentów księgowych dla biur rachunkowych.
Kroki piąty i szósty, dokumenty spoza KSeF oraz eksport
Dokumenty spoza KSeF, czyli faktury zagraniczne, paragony, rachunki i skany, firma przesyła na dedykowany adres e-mail. Dane są odczytywane i dokument trafia do tego samego obiegu.
Na końcu ustawia się eksport dla księgowości w formatach CSV i XML albo w formie pliku importu programu księgowego. Całość kończy paczka z kompletem PDF, opisem i śladem akceptacji, a jej logikę opisujemy na stronie obieg dokumentów księgowych.
Wdrożenie dla grupy kapitałowej i dużej organizacji
Organizacja z kilkoma spółkami wybiera plan Grupa, który obejmuje piętnaście numerów NIP, SSO w standardzie SAML, role i uprawnienia, API oraz dziennik zdarzeń z eksportem. Wdrożenie jest tą samą instrukcją, powtórzoną dla kolejnych podmiotów.
Plan kosztuje 1 290 zł miesięcznie netto plus 23% VAT, a w rozliczeniu rocznym 645 zł za miesiąc, czyli 7 740 zł rocznie. Umowa powierzenia przetwarzania danych jest do pobrania, a zasady ochrony danych opisujemy na stronie bezpieczeństwo. Pełne porównanie planów jest w cenniku.
Ile trwa wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów
Połączenie z KSeF i zaproszenie osób to kwestia jednej sesji pracy. Dłużej zajmuje uzgodnienie progów i ścieżek akceptacji w firmie.
Czy potrzebuję certyfikatu KSeF
Nie. Wystarczy token wygenerowany w Aplikacji Podatnika.
Czy wdrożenie wymaga rozmowy z handlowcem
Nie. Całość jest samoobsługowa, a instrukcja prowadzi przez wszystkie kroki.
Czy mogę wdrożyć obieg w kilku spółkach naraz
Tak. Plan Grupa obsługuje piętnaście numerów NIP, ze wspólnymi zasadami akceptacji i jednym widokiem kosztów.
Co z danymi po rezygnacji
Po rezygnacji firma może wyeksportować archiwum.