Obieg dokumentów księgowych od wpływu faktury do paczki dla księgowości
Obieg dokumentów księgowych w Chmurowe zaczyna się w chwili, gdy faktura kosztowa pojawia się w KSeF albo w skrzynce firmy, a kończy się gotową paczką dla księgowości: z opisem merytorycznym, zatwierdzeniem i śladem, kto i kiedy zgodził się na wydatek. Dział finansów nie przekazuje już plików PDF w mailach, bo każdy dokument ma jedną kartę i jednego właściciela na danym etapie.
Czym jest obieg dokumentów księgowych w firmie
Obieg dokumentów księgowych to ustalona droga, jaką przechodzi każdy dokument kosztowy: wpływ, odczyt danych, opis, akceptacja, płatność i przekazanie księgowości. Przy elektronicznym obiegu ta droga jest zapisana w systemie, a nie w pamięci jednej osoby.
Chmurowe odwzorowuje ją w przeglądarce, bez instalacji i bez serwera w biurze. Każda faktura ma kartę z danymi sprzedawcy, numerem KSeF, pozycjami, kwotami i terminem płatności.
- wpływ faktury z KSeF albo z dedykowanego adresu e-mail
- odczyt danych i sprawdzenie rachunku sprzedawcy
- opis, akceptacja, płatność i paczka dla księgowości
Etapy obiegu od wpływu do księgowania
Obieg faktury w Chmurowe ma stałe etapy, które widać na jednej osi czasu faktury.
Szczegółowo opisujemy to na stronie elektroniczny obieg faktur, a sam odbiór z urzędowego systemu na stronie pobieranie faktur z KSeF.
- wpływ: faktura trafia do systemu z KSeF co godzinę albo z adresu e-mail dla dokumentów spoza KSeF
- odczyt: dane sprzedawcy, pozycje i kwoty trafiają na kartę faktury
- opis: kategoria kosztu, MPK, projekt i budżet z propozycją opisu opartą na poprzednich fakturach sprzedawcy
- akceptacja: ścieżka według działu, kwoty, kategorii albo sprzedawcy
- płatność: ponowne sprawdzenie rachunku na Białej liście w dniu płatności i plik paczki przelewów
- księgowanie: paczka dla księgowości z kompletem PDF i śladem akceptacji
Dokumenty spoza KSeF trafiają do tego samego obiegu
Księgowość dostaje nie tylko faktury krajowe. Do obiegu wchodzą też faktury zagraniczne, paragony, rachunki, skany i pliki PDF.
Wystarczy przesłać je na dedykowany adres e-mail firmy. Chmurowe odczytuje dane dokumentu i tworzy tę samą kartę co dla faktury z KSeF, dzięki czemu cały koszt miesiąca jest w jednym zestawieniu, a nie w dwóch miejscach.
- faktury zagraniczne i rachunki z subskrypcji
- paragony i dokumenty fotografowane telefonem
- skany i pliki PDF przesłane pocztą elektroniczną
Paczka dla księgowości i eksport do programu księgowego
Zatwierdzone faktury można przekazać księgowości w postaci, którą ma ona od razu zaksięgować. Paczka zawiera eksport w formatach CSV i XML, pliki importu popularnych programów księgowych oraz komplet dokumentów PDF z opisem i śladem akceptacji.
Księgowa nie dopytuje już, kto zatwierdził zakup i na jaki dział go przypisać, bo odpowiedź jest na karcie faktury. Biuro rachunkowe może mieć do tego osobny dostęp, co opisujemy na stronie elektroniczny obieg dokumentów księgowych dla biur rachunkowych.
- eksport CSV i XML
- pliki importu popularnych programów księgowych
- komplet PDF z opisem i śladem akceptacji
- lista przelewów do banku dla zatwierdzonych faktur
Kontrola wydatków i ślad zatwierdzeń
Dla dyrektora finansowego najważniejsze jest to, że wydatek jest zatwierdzony przed zapłatą, a nie po fakcie. Każda zmiana na karcie faktury trafia do dziennika zdarzeń, który można przeszukać w archiwum.
Przy każdej fakturze sprawdzamy rachunek sprzedawcy na Białej liście VAT, a w dniu płatności robimy to ponownie. Ogranicza to ryzyko przelewu na rachunek spoza wykazu, z którym wiąże się solidarna odpowiedzialność za VAT i problem z zaliczeniem kosztu do kosztów podatkowych przy płatnościach powyżej 15 000 zł.
Zasady akceptacji ustawia się w module opisanym na stronie system obiegu faktur.
Jak zacząć i ile to kosztuje
Konto zakłada się samodzielnie, bez rozmowy z handlowcem. Pierwszym krokiem jest token KSeF wygenerowany w Aplikacji Podatnika, potem układa się działy i progi akceptacji i zaprasza osoby. Instrukcja krok po kroku jest na stronie wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów.
Abonament zależy od liczby faktur w okresie: Start 249 zł, Firma 549 zł, Grupa 1 290 zł miesięcznie netto plus 23% VAT. W rozliczeniu rocznym miesiąc kosztuje 124,50 zł, 274,50 zł i 645 zł. Pełne porównanie planów jest w cenniku.
Czy obieg dokumentów księgowych obejmuje tylko faktury kosztowe
Główny obieg dotyczy faktur kosztowych, czyli dokumentów, które firma musi opisać, zatwierdzić i zapłacić. Inne dokumenty obiegowe, takie jak umowy, wnioski i delegacje, opisujemy na stronie cyfrowy obieg dokumentów.
Czy księgowość musi zmieniać swój program księgowy
Nie. Chmurowe przygotowuje paczkę w formatach CSV i XML oraz pliki importu popularnych programów księgowych, więc księgowość pracuje w swoim programie, a do niego trafiają dokumenty już opisane i zatwierdzone.
Kto widzi faktury w obiegu
Dostęp wynika z ról i uprawnień. Kierownik działu widzi faktury swojego działu, dyrektor finansowy cały obieg, a biuro rachunkowe może dostać osobny dostęp w planie Firma.
Co z fakturami, których nie ma w KSeF
Faktury zagraniczne, paragony, rachunki, skany i PDF przesyłasz na dedykowany adres e-mail firmy. Dane są odczytywane i dokument trafia do tego samego obiegu co faktura z KSeF.