Czym są faktury kosztowe i co zmienia KSeF
Faktury kosztowe to faktury, które firma otrzymuje od dostawców i które stanowią podstawę zaliczenia wydatku do kosztów oraz odliczenia VAT. W KSeF dostawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną, a nabywca odbiera ją z systemu, według numeru NIP.
Praktyczna zmiana jest taka, że znika naturalna droga wpływu, czyli mail od dostawcy do osoby, która zamawiała. Faktura czeka w KSeF na kogoś, kto po nią sięgnie. Jeżeli nikt nie odpowiada za pobieranie, faktura wpada do obiegu z opóźnieniem.
Nie wszystkie faktury kosztowe są ustrukturyzowane. Zagraniczni dostawcy, rachunki i paragony nadal przychodzą w PDF albo na papierze, więc obieg musi obsłużyć oba rodzaje wpływu.
Krok pierwszy, regularne pobieranie faktur z KSeF
Aby odbierać faktury, firma generuje w Aplikacji Podatnika token dostępu. W Chmurowe wpisujesz go raz, a system pobiera nowe faktury kosztowe co godzinę. Nikt nie loguje się codziennie do KSeF i nie szuka dokumentów ręcznie.
Każda pobrana faktura trafia na kartę z danymi sprzedawcy, numerem KSeF, pozycjami, kwotami, terminem płatności i podglądem wizualizacji. Szczegóły tej części opisuje strona o pobieraniu faktur z KSeF.
Krok drugi, odbiór faktur spoza KSeF
Faktury zagraniczne, rachunki i paragony trafiają do tego samego obiegu przez dedykowany adres e-mail. Wystarczy przesłać skan albo PDF. Dane są odczytywane automatycznie, a Ty sprawdzasz tylko to, co odczyt oznaczył jako niepewne.
Dzięki temu księgowa ma jedną listę zamiast dwóch: jednej z KSeF i drugiej ze skrzynki. Pełny opis odbioru faktur zakupowych znajdziesz na stronie o fakturach zakupowych w KSeF.
Krok trzeci, opis merytoryczny i akceptacja
Opis merytoryczny to informacja, czego dotyczy wydatek: kategoria kosztu, MPK, projekt lub budżet. Opisuje go osoba, która zamawiała, dlatego faktura powinna trafić do niej sama, według działu albo sprzedawcy.
Szkic opisu jest podpowiadany na podstawie poprzednich faktur tego samego sprzedawcy, więc kierownik zwykle tylko potwierdza. Potem faktura idzie do akceptacji według zasad firmy.
Zasady te ustawisz w sekcji o akceptacji faktur.
- do określonej kwoty zatwierdza kierownik działu
- powyżej progu dołącza dyrektor finansowy
- na czas urlopu działa zastępstwo
- akceptacja jest możliwa z telefonu jednym kliknięciem
Krok czwarty, sprawdzenie rachunku przed płatnością
Przed przelewem warto sprawdzić, czy rachunek sprzedawcy figuruje na Białej liście podatników VAT. Przelew na rachunek spoza listy to ryzyko solidarnej odpowiedzialności za VAT oraz brak możliwości zaliczenia kosztu do podatkowych przy płatnościach powyżej 15 000 zł.
Chmurowe sprawdza rachunek przy każdej fakturze i ponownie w dniu płatności, bo status sprzedawcy może się zmienić między wpływem faktury a przelewem.
Krok piąty, płatność i przekazanie do księgowości
Zatwierdzone faktury trafiają na listę przelewów, z której powstaje plik paczki przelewów do banku. Księgowość otrzymuje paczkę: eksport w formacie CSV lub XML albo plik importu popularnych programów księgowych oraz komplet PDF z opisem i śladem akceptacji.
Dla biura rachunkowego oznacza to faktury już opisane i zatwierdzone. Jak to wygląda po stronie biura, opisuje strona dla biur rachunkowych.
Jak nie gubić faktur kosztowych na zamknięciu miesiąca
Najczęstszy kłopot to nie sam KSeF, tylko brak odpowiedzialnego za każdy krok. Dobrze, gdy każdy etap ma właściciela i termin, a system przypomina o czekających fakturach. Cały proces w jednym widoku obejrzysz na stronie o obiegu faktur.