Pobieranie faktur z KSeF bez ręcznego logowania
Pobieranie faktur z KSeF w Chmurowe odbywa się co godzinę, na podstawie tokena, który generujesz w Aplikacji Podatnika. Każda faktura kosztowa trafia na kartę, dostaje właściwego opiekuna i przechodzi dalej do opisu, akceptacji i księgowości, więc nikt w dziale finansów nie musi jej szukać. Pełny obraz tego, co dzieje się z dokumentem po pobraniu, opisuje strona elektroniczny obieg faktur.
Jak wygląda pobieranie faktur z KSeF krok po kroku
Chmurowe łączy się z KSeF przez token, odpytuje konto Twojej firmy co godzinę i zapisuje każdą nową fakturę kosztową na osobnej karcie.
Wystarczy jednorazowo wkleić token wygenerowany w Aplikacji Podatnika. Kolejne faktury pojawiają się same, bez wchodzenia do KSeF i bez ręcznego zapisywania plików. Ustawienia połączenia opisujemy dokładnie na stronie wdrożenie.
Z faktury odczytujemy dane sprzedawcy, numer KSeF, pozycje, kwoty i termin płatności. Obok widzisz podgląd wizualizacji dokumentu, żeby od razu rozpoznać, czego dotyczy zakup.
- Token zamiast certyfikatu: łączysz konto jednym kodem z Aplikacji Podatnika.
- Sprawdzanie konta co godzinę, przez cały dzień.
- Każda faktura trafia na kartę z numerem KSeF i podglądem.
Czy do połączenia potrzebny jest certyfikat KSeF
Nie, do połączenia wystarczy token, który firma sama wygeneruje w Aplikacji Podatnika.
Token nadajesz osobie, która ma w KSeF uprawnienie do przeglądania faktur, i możesz go w każdej chwili unieważnić w Aplikacji Podatnika. Chmurowe używa go wyłącznie do odbioru faktur kosztowych Twojego numeru NIP.
Jeśli firma ma kilka numerów NIP, każdy z nich łączysz osobnym tokenem. Liczbę numerów NIP określa wybrany plan, szczegóły znajdziesz w cennik.
Co dzieje się z fakturą po pobraniu
Po pobraniu faktura przechodzi te same etapy: sprawdzenie rachunku, opis merytoryczny, akceptacja, płatność i przekazanie do księgowości.
System od razu sprawdza rachunek sprzedawcy na Białej liście VAT i proponuje kategorię kosztu, MPK oraz szkic opisu na podstawie poprzednich faktur tego sprzedawcy. Potem faktura trafia do kierownika działu, a przy wyższych kwotach także do kolejnej osoby, zgodnie z regułami opisanymi w części akceptacja faktur.
Przypomnienia mailowe pilnują terminów, więc faktura nie czeka tygodniami w czyjejś skrzynce.
- Sprawdzenie rachunku na Białej liście przy wpływie i w dniu płatności.
- Propozycja kategorii kosztu, MPK i szkicu opisu.
- Ścieżka akceptacji według działu, kwoty, kategorii lub sprzedawcy.
Faktury, których nie ma w KSeF
Faktury zagraniczne, paragony, rachunki i skany trafiają do tego samego obiegu przez dedykowany adres e-mail.
Nie wszystko, co firma kupuje, przechodzi przez KSeF. Dokumenty spoza systemu przesyłasz na adres przypisany do Twojego konta, a Chmurowe odczytuje z nich dane i tworzy taką samą kartę jak dla faktury z KSeF. Dzięki temu cały koszt przechodzi jedną ścieżką, także subskrypcje zagraniczne. Więcej o wpływie i kontroli dokumentów znajdziesz w opisie faktury zakupowe w KSeF.
Kto zyskuje na automatycznym pobieraniu
Najwięcej zyskuje główna księgowa lub specjalista ds. rozliczeń, który dziś pobiera faktury ręcznie i przypomina o opisach.
Dyrektor finansowy widzi od razu, co czeka na zatwierdzenie i ile kosztów jest już zaakceptowanych, a kierownik działu dostaje do opisu tylko faktury swojego działu. Biuro rachunkowe otrzymuje komplet opisany i zatwierdzony, jak opisuje strona dla biur rachunkowych.
Bezpieczeństwo tokena i danych
Token jest przechowywany w postaci zaszyfrowanej, a dostęp do faktur mają tylko osoby z odpowiednią rolą.
Role i uprawnienia decydują, kto widzi które faktury, a dziennik zdarzeń zapisuje każdą zmianę. Dane trzymamy w centrach danych w UE. Wszystko, co dotyczy ochrony, zebraliśmy w części bezpieczeństwo.
Zacznij od jednej faktury
Najszybciej sprawdzisz działanie, przepuszczając własną fakturę przez obieg.
Możesz wgrać plik XML z KSeF, PDF albo zdjęcie faktury i zobaczyć odczyt, sprawdzenie Białej listy oraz proponowaną ścieżkę akceptacji. Plany zaczynają się od 249 zł netto miesięcznie plus 23% VAT, a przy płatności rocznej miesiąc kosztuje 124,50 zł.
Najczęstsze pytania
Jak często Chmurowe pobiera faktury z KSeF?
Co godzinę. Nowe faktury kosztowe pojawiają się na kartach bez żadnej czynności po Twojej stronie.
Czy potrzebuję certyfikatu KSeF?
Nie. Wystarczy token wygenerowany w Aplikacji Podatnika, który możesz w każdej chwili unieważnić.
Co z fakturami zagranicznymi i paragonami?
Wysyłasz je na dedykowany adres e-mail konta, a Chmurowe odczytuje dane i prowadzi je tą samą ścieżką co faktury z KSeF.
Czy mogę połączyć kilka numerów NIP?
Tak, w ramach limitu planu: 1 numer NIP w planie Start, 3 w planie Firma i 15 w planie Grupa.
Zacznij od własnej faktury
Wgraj plik XML z KSeF, PDF albo zdjęcie faktury i zobacz cały obieg na własnym dokumencie. Konto zakładasz bez karty płatniczej przy próbie.