Program do obiegu dokumentów w firmie i cztery sposoby jego prowadzenia
Program do obiegu dokumentów w firmie można zastąpić arkuszem, skrzynką pocztową, programem instalowanym na komputerze albo rozwiązaniem w chmurze. Każde podejście ma zalety i granice, które widać szczególnie wtedy, gdy faktury kosztowe przychodzą przez KSeF. Poniżej porównujemy je rzeczowo, a zakres naszego rozwiązania opisuje strona funkcje.
Arkusz kalkulacyjny jako obieg dokumentów
Arkusz sprawdza się przy kilku fakturach miesięcznie, ale przy kilkudziesięciu brakuje w nim przypomnień, uprawnień i śladu decyzji.
Arkusz jest tani i znany każdemu. Trudniej w nim wymusić, by faktura została zatwierdzona przed płatnością, ograniczyć widoczność danych albo sprawdzić, kto zmienił wartość. Rośnie też ryzyko, że ktoś nadpisze cudzy wiersz.
- Zalety: niski koszt, pełna elastyczność.
- Granice: brak akceptacji, przypomnień i śladu zmian.
Skrzynka pocztowa jako obieg dokumentów
Poczta pozwala przesłać fakturę komuś do zatwierdzenia, ale nie pilnuje terminów i nie pokazuje, gdzie dokument utknął.
Od 2026 roku faktury kosztowe przychodzą przez KSeF, a nie do skrzynki osoby zamawiającej, więc dział finansów musi je najpierw pobrać i rozesłać. Przy rosnącej liczbie dokumentów obieg w skrzynkach przestaje być czytelny. Odbiór z KSeF opisuje strona pobieranie faktur z KSeF.
- Zalety: brak wdrożenia.
- Granice: brak kolejki, terminów i kontroli.
Program instalowany na komputerze
Program desktopowy daje funkcje obiegu, ale wymaga instalacji, aktualizacji i dostępu do komputera, na którym działa.
Sprawdza się w małym zespole pracującym w jednym biurze. Gorzej, gdy kierownicy zatwierdzają faktury z budowy, magazynu lub telefonu, a firma ma kilka lokalizacji.
- Zalety: znany model licencji.
- Granice: instalacja, aktualizacje, dostęp spoza biura.
Rozwiązanie w chmurze
Obieg w chmurze działa w przeglądarce, nie wymaga instalacji i pozwala zatwierdzać faktury z telefonu, a aktualizacje są po stronie dostawcy.
Chmurowe łączy się z KSeF tokenem, odczytuje faktury, sprawdza rachunek sprzedawcy, kieruje faktury do akceptacji i przekazuje komplet księgowości. Zasady ochrony danych w tym modelu opisuje część bezpieczeństwo.
- Zalety: dostęp z każdego miejsca, brak serwera w biurze.
- Granice: wymaga internetu i zaufania do dostawcy.
Porównanie czterech podejść
Im więcej faktur i osób akceptujących, tym większą przewagę ma chmura, a przy kilku dokumentach miesięcznie wystarczy arkusz.
| Kryterium | Arkusz | Poczta | Program na komputer | Chmura |
|---|---|---|---|---|
| Przypomnienia o terminach | brak | brak | tak | tak |
| Akceptacja z telefonu | brak | częściowo | zwykle brak | tak |
| Ślad decyzji | brak | rozproszony | tak | tak |
| Odbiór z KSeF | ręczny | ręczny | zależy od programu | co godzinę |
Jak wybrać program do obiegu dokumentów
Zacznij od liczby faktur miesięcznie, liczby osób akceptujących i tego, czy zatwierdzanie odbywa się poza biurem.
Jeśli akceptuje kilka osób, a faktur jest kilkadziesiąt lub więcej, chmura zwykle zwraca się w oszczędzonym czasie księgowej. Plany zaczynają się od 249 zł netto miesięcznie plus 23% VAT, a dokładne limity są w części cennik.
Najczęstsze pytania
Czy program do obiegu dokumentów musi być w chmurze?
Nie musi, ale chmura ułatwia zatwierdzanie spoza biura i nie wymaga instalacji ani serwera.
Czy arkusz wystarczy do obiegu faktur?
Przy kilku fakturach miesięcznie tak. Przy większej liczbie brakuje w nim akceptacji, przypomnień i śladu zmian.
Czy chmurowy obieg współpracuje z moim programem księgowym?
Tak. Eksportujemy dane w formatach CSV i XML oraz w plikach importu popularnych programów księgowych.
Gdzie są przechowywane dane?
W centrach danych w UE. Zasady ochrony opisuje strona o bezpieczeństwie.
Zacznij od własnej faktury
Wgraj plik XML z KSeF, PDF albo zdjęcie faktury i zobacz cały obieg na własnym dokumencie. Konto zakładasz bez karty płatniczej przy próbie.