Trzy decyzje, które trzeba podjąć przed uruchomieniem
Program nie podejmie za Ciebie decyzji organizacyjnych. Zanim wpiszesz cokolwiek w ustawieniach, odpowiedz na trzy pytania.
Jeśli to jest niejasne, wdrożenie się przeciąga, bo ludzie kłócą się o zasady, a nie o narzędzie. Dobra wiadomość: reguły można potem zmienić jednym kliknięciem, więc nie szukaj ustawień idealnych.
- Kto zatwierdza faktury i do jakiej kwoty? Najprościej: kierownik działu do progu, powyżej niego dyrektor finansowy lub właściciel.
- Kto zastępuje zatwierdzającego na urlopie? Bez tej odpowiedzi pierwsza faktura utknie w sierpniu.
- Jakie podziały kosztów ma dostać księgowa: działy, projekty, miejsca powstawania kosztów?
Sześć kroków w kolejności, która działa
Pełną instrukcję z opisem każdego kroku znajdziesz na stronie wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów.
- Połącz KSeF. Osoba uprawniona generuje token w Aplikacji Podatnika i wkleja go w ustawieniach. Faktury kosztowe zaczynają się pobierać same.
- Odwzoruj strukturę. Wpisz działy, kategorie kosztów i ewentualne projekty. Tyle, ile naprawdę rozróżniacie dziś w księgowości.
- Ustaw ścieżki akceptacji. Jedna reguła na dział i jedna na próg kwotowy wystarczą na początek.
- Zaproś ludzi. Zatwierdzający potrzebują tylko e-maila i telefonu, nie szkolenia.
- Uruchom adres e-mail dla dokumentów spoza KSeF, na przykład faktur zagranicznych i rachunków.
- Ustaw eksport dla księgowej i sprawdź go na pierwszych dziesięciu fakturach.
Ile trwa wdrożenie obiegu faktur
To zależy od liczby osób zatwierdzających, nie od liczby faktur. Firma z jednym właścicielem i księgową skończy tego samego dnia. Firma z pięcioma kierownikami działów i dwoma progami kwot potrzebuje zwykle kilku dni, bo każdy musi pierwszy raz zatwierdzić fakturę z telefonu i zobaczyć, że to działa.
Rozsądny plan na pierwszy miesiąc wygląda tak:
Takie równoległe prowadzenie nie jest stratą czasu. Pozwala porównać, czy faktura rzeczywiście dociera do właściwej osoby, zanim zostawisz papier lub arkusz.
- tydzień pierwszy: połączenie KSeF, struktura, reguły, zaproszenia,
- tydzień drugi: równolegle stary i nowy obieg na bieżących fakturach,
- tydzień trzeci: wyłączenie starego obiegu dla działów, które zaczęły,
- tydzień czwarty: pierwszy eksport dla księgowości i poprawka reguł.
Co składa się na koszt wdrożenia
Koszt programu w Chmurowe to abonament: 249 zł netto miesięcznie w planie Start (jeden NIP, do 300 faktur, pięć osób), 549 zł w planie Firma (do trzech NIP, ścieżki wieloetapowe, budżety) i 1 290 zł w planie Grupa. Do tego 23% VAT. Wdrożenie wykonujesz samodzielnie w przeglądarce, więc nie ma osobnej opłaty za instalację ani serwer.
Prawdziwy koszt to czas kilku osób. Policz go uczciwie: tyle godzin, ile właściciel, księgowa i kierownicy poświęcą na pierwszy tydzień. Zestawienie z innymi rozwiązaniami opisuje artykuł ile kosztuje system obiegu faktur, a pełny wybór dostawcy artykuł jak wybrać system obiegu dokumentów.
Pięć błędów, które opóźniają start
- Zbyt wiele etapów akceptacji na początek. Zacznij od jednego, dodasz kolejny, gdy zobaczysz, gdzie faktury stoją.
- Brak zastępstw. Pierwszy urlop zatwierdzającego zatrzymuje wszystko.
- Uruchomienie bez udziału księgowej. To ona powie, jakie opisy są jej potrzebne, i przetestuje eksport.
- Przeniesienie starych faktur. Nie ma takiej potrzeby, wystarczy obieg od dnia uruchomienia.
- Zakładanie, że ludzie sami zaczną używać telefonu. Pokaż jednemu kierownikowi, jak zatwierdza fakturę w 10 sekund, a reszta pójdzie za nim.
Faktury od zagranicznych dostawców
Faktury od dostawców spoza Polski nie przechodzą przez KSeF, więc trafiają do obiegu przez dedykowany e-mail albo jako zdjęcie. Przy dostawcach z Unii warto przed pierwszą płatnością sprawdzić numer VAT UE kontrahenta, na przykład w narzędziu, w którym sprawdzisz VAT UE kontrahenta w systemie VIES. Dopiero potem faktura idzie do akceptacji.
Najczęstsze pytania
Ile trwa wdrożenie obiegu faktur w firmie?
Od jednego popołudnia przy małej firmie do kilku dni przy kilku zatwierdzających. Technicznie to token KSeF, działy, reguły i zaproszenia. Dłużej trwa ustalenie zasad niż konfiguracja.
Od czego zacząć wdrożenie obiegu faktur?
Od trzech decyzji: kto zatwierdza, jaki jest próg kwoty i kto zastępuje zatwierdzającego. Dopiero potem łączysz KSeF i ustawiasz reguły w programie.
Czy trzeba wgrywać stare faktury do systemu?
Nie. Obieg działa od dnia uruchomienia. Starsze dokumenty zostają tam, gdzie są, a nowe faktury kosztowe z KSeF pojawiają się same.
Czy wdrożenie wymaga informatyka?
Nie. Wszystko dzieje się w przeglądarce. Token KSeF generuje osoba uprawniona w firmie, a reszta to ustawienia dostępne dla administratora.
Zacznij od jednej faktury
Najszybszy test to przeprowadzenie jednej prawdziwej faktury od wpływu do paczki dla księgowej. Zobacz, jak działa program do obiegu faktur kosztowych, i załóż konto bez karty płatniczej.