Za co dostawcy każą płacić
Dwa systemy o podobnej cenie katalogowej potrafią kosztować w praktyce zupełnie różnie, bo liczą co innego. Przed porównaniem ofert ustal, jaka jednostka stoi za ceną.
- Liczba faktur miesięcznie. To najczęstszy próg, a pytanie brzmi, co dzieje się po jego przekroczeniu: dopłata za sztukę, wyższy plan czy blokada.
- Liczba użytkowników. W małej firmie opisuje i zatwierdza kilka osób, więc limit pięciu użytkowników bywa wystarczający, ale dwa razy tyle już nie.
- Liczba podmiotów z własnym NIP. Ważna dla właściciela kilku spółek.
- Moduły dodatkowe: budżety, ścieżki wieloetapowe, integracje, API. Czasem są w cenie, czasem w droższym planie.
- Wdrożenie i szkolenie. Część dostawców liczy je osobno i to ono bywa największym wydatkiem pierwszego miesiąca.
Ile kosztuje Chmurowe
Ceny podajemy netto, do każdej dolicza się 23% VAT.
Przy płatności rocznej miesięczny koszt spada o połowę, czyli odpowiednio do 124,50 zł, 274,50 zł i 645 zł. Pełne porównanie jest w cenniku.
- Start, 249 zł miesięcznie: do 300 faktur i pięciu użytkowników, pobieranie z KSeF, odczyt PDF, jednoetapowa akceptacja, Biała lista i eksport dla księgowości.
- Firma, 549 zł miesięcznie: do 1 500 faktur i 25 użytkowników, ścieżki wieloetapowe, MPK i budżety, zastępstwa na urlopy.
- Grupa, 1 290 zł miesięcznie: do 6 000 faktur i 15 numerów NIP, SSO i API.
Ile kosztuje obieg faktur bez systemu
Brak systemu też ma cenę, tylko nie widać jej na fakturze. Składa się z czasu osób, które fakturę odbierają, opisują, przekazują i księgują.
Prosty rachunek wykonasz sam. Weź liczbę faktur miesięcznie, pomnóż przez minuty, które każda zabiera od wpływu do zaksięgowania, i przez godzinową stawkę osób, które się nią zajmują. Dla firmy z 100 fakturami, w której każda zajmuje 15 minut pracy sumarycznie kilku osób, to 25 godzin miesięcznie. Przy stawce 60 zł za godzinę wychodzi 1 500 zł, czyli sześciokrotność abonamentu Start. To przykład ilustracyjny, a Twoje liczby podstaw własne.
Do tego dochodzą koszty trudniejsze do zmierzenia: odsetki za zapłaty po terminie, faktury zapłacone dwa razy i przelewy na rachunek spoza Białej listy VAT. Jeden błąd takiego rodzaju potrafi kosztować więcej niż roczny abonament. Ryzyko oszustwa na zmianę rachunku warto zresztą omówić także z doradcą, który sprawdzi ubezpieczenie firmy przez brokera pod kątem strat z tytułu cyberoszustw.
Kiedy abonament się zwraca
Zwrot widać najszybciej w trzech sytuacjach.
Przy kilkunastu fakturach miesięcznie, które zatwierdza jedna osoba, system jest wygodą, a nie koniecznością. Uczciwie powiedzieć warto też to: jeśli faktur jest bardzo mało, arkusz może wystarczyć. Różnice między podejściami opisuje strona program do obiegu dokumentów.
- Faktur jest kilkadziesiąt miesięcznie lub więcej, a obiegiem zajmuje się więcej niż jedna osoba.
- Zatwierdza ktoś, kto rzadko siedzi w biurze, więc faktury czekają dni na jedno kliknięcie.
- Księgowość lub biuro rachunkowe dopytuje o opisy i brakujące dokumenty przy każdym zamknięciu miesiąca.
Cztery pytania, które chronią przed niespodzianką w fakturze
Więcej o pytaniach przed zakupem znajdziesz w artykule jak wybrać system obiegu dokumentów.
- Co się dzieje po przekroczeniu miesięcznego limitu faktur?
- Czy dodatkowy użytkownik lub NIP to osobna opłata?
- Czy wdrożenie i szkolenie są w cenie abonamentu?
- Czy mogę wyeksportować całe archiwum, jeśli zrezygnuję?
Sprawdź koszt na własnych fakturach
Najlepszym sposobem na sprawdzenie, czy cena jest adekwatna, jest przeprowadzenie jednej prawdziwej faktury przez obieg. Wgraj plik XML z KSeF, PDF albo zdjęcie i zobacz, ile czynności system zdejmuje z Twoich pracowników. Konto zakładasz bez karty płatniczej przy próbie. Dla małych firm przygotowaliśmy osobną stronę o programie do KSeF dla małych firm.