Program do KSeF dla małych firm z akceptacją faktur
Program do KSeF dla małych firm powinien robić trzy rzeczy bez Twojego udziału: odbierać faktury kosztowe z KSeF, pokazać je osobie, która zamawiała towar lub usługę, i oddać księgowej komplet do zaksięgowania. Chmurowe robi to w planie Start za 249 zł netto miesięcznie, dla do 300 faktur i pięciu użytkowników. Szerszy opis pobierania dokumentów znajdziesz na stronie pobieranie faktur z KSeF.
Czego małej firmie brakuje po wejściu KSeF
W małej firmie faktury kosztowe odbiera zwykle właściciel albo jedna osoba z biura. Przed KSeF faktura przychodziła mailem, więc przynajmniej leżała w skrzynce. Teraz czeka w systemie rządowym i ktoś musi ją stamtąd wyciągnąć, opisać i przekazać dalej.
Sam podgląd w KSeF nie rozwiązuje reszty pracy. Nie wskaże, kto ma zatwierdzić fakturę, nie sprawdzi rachunku sprzedawcy i nie przygotuje danych dla księgowości. Efekt jest znany z małych firm.
- Faktury zbierają się tygodniami, a termin płatności mija po cichu.
- Właściciel zatwierdza wydatki w rozmowach i wiadomościach, bez śladu.
- Księgowa co miesiąc dopytuje, czego dotyczy dana faktura.
- Nikt nie sprawdza, czy rachunek dostawcy jest na Białej liście podatników VAT.
Od faktury w KSeF do zaksięgowania w czterech krokach
Konfiguracja zajmuje jedno popołudnie, a potem system pracuje sam.
Zatwierdzający widzi sprzedawcę, kwotę, pozycje i wynik sprawdzenia rachunku, a decyzję podejmuje jednym kliknięciem, także z telefonu.
- Wpisujesz token KSeF raz, a nowe faktury kosztowe pojawiają się na liście co godzinę.
- Faktury spoza KSeF, jak rachunki i dokumenty zagraniczne, wysyłasz na dedykowany adres e-mail.
- Ustalasz, kto zatwierdza faktury i do jakiej kwoty. W małej firmie wystarczy jedna osoba.
- Zatwierdzone faktury trafiają do paczki dla księgowości i na listę przelewów do banku.
Kiedy program do KSeF dla małej firmy się opłaca
Najszybciej zwraca się tam, gdzie faktury i osoby decyzyjne są rozproszone.
- Firmy usługowe i handlowe, w których właściciel zatwierdza wydatki, ale częściej jest u klienta niż przy biurku.
- Spółki z dwoma lub trzema wspólnikami, którzy chcą widzieć, kto zatwierdził który koszt.
- Firmy współpracujące z biurem rachunkowym, które dziś dostają faktury w wiadomościach z załącznikami. Jak wygląda to po stronie biura, opisuje strona dla biur rachunkowych.
- Firmy, które przekroczyły kilkanaście faktur miesięcznie i tracą czas na ręczne przepisywanie.
Biała lista VAT i ślad zatwierdzenia przy każdej fakturze
Przed przelewem system sprawdza rachunek sprzedawcy na Białej liście podatników VAT i powtarza sprawdzenie w dniu płatności, bo status kontrahenta może się zmienić. Przy większych płatnościach to ochrona przed solidarną odpowiedzialnością za VAT i problemem z zaliczeniem kosztu do podatkowych.
Każde zatwierdzenie zostaje w dzienniku zdarzeń razem z osobą i godziną. Gdy kontrola albo wspólnik zapyta, kto zgodził się na wydatek, odpowiedź jest w systemie, a nie w czyjejś poczcie. Zasady opisujemy szerzej na stronie faktury zakupowe w KSeF.
Co dostaje księgowa albo biuro rachunkowe
Księgowa dostaje paczkę z eksportem CSV i XML, plikami importu popularnych programów księgowych oraz kompletem PDF z opisem i śladem akceptacji. Nie musi dopytywać, czego dotyczy faktura, bo opis jest dodany przy zatwierdzeniu. Zamknięcie miesiąca przestaje wymagać serii wiadomości.
Ile kosztuje program do KSeF dla małej firmy
Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie i obejmuje pobieranie z KSeF, odczyt PDF, jednoetapową akceptację, Białą listę i eksport dla do 300 faktur i pięciu użytkowników. Przy płatności rocznej miesiąc kosztuje 124,50 zł. Do cen doliczamy 23% VAT.
Gdy firma rośnie i potrzebuje ścieżek wieloetapowych, budżetów oraz zastępstw na urlopy, plan Firma kosztuje 549 zł netto miesięcznie. Pełne zestawienie jest w cenniku.
Najczęstsze pytania
Czy mała firma musi mieć program do KSeF?
KSeF można przeglądać bez dodatkowego programu, ale odbiór, opis i akceptacja faktur pozostają ręczne. Program ma sens, gdy faktur jest tyle, że ich ręczne przekazywanie zabiera godziny i powoduje przeterminowane płatności.
Czy potrzebuję certyfikatu KSeF?
Do pobierania faktur kosztowych wystarcza token KSeF, który wpisujesz w Chmurowe raz. Wskazówki są w kreatorze po założeniu konta.
Czy działa z moim programem księgowym?
Paczka do księgowości zawiera eksport CSV i XML oraz pliki importu popularnych programów księgowych. Szczegóły dla Twojego programu sprawdzisz na własnej fakturze.
Czy mogę wypróbować przed zakupem?
Tak. Wgrywasz plik XML z KSeF, PDF albo zdjęcie faktury i przechodzisz cały obieg na własnym dokumencie. Konto zakładasz bez karty płatniczej przy próbie.
Zobacz, jak wygląda Twoja faktura w obiegu
Wgraj fakturę kosztową i przejdź od odbioru do paczki dla księgowej. Zobaczysz, ile pracy zabiera Ci dziś każdy dokument, a ile zajmie z systemem. Cały obieg opisuje strona elektroniczny obieg faktur.