Program do obiegu faktur kosztowych z odbiorem z KSeF
Program do obiegu faktur kosztowych prowadzi każdą fakturę zakupową od wpływu do paczki dla księgowej: odbiera ją z KSeF, proponuje opis, kieruje do właściwej osoby, sprawdza rachunek sprzedawcy i zapisuje, kto i kiedy ją zatwierdził. Chmurowe robi to w przeglądarce i na telefonie, bez instalacji. Plan Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie i obejmuje jeden NIP oraz do 300 faktur.
Gdzie faktura kosztowa traci czas
Obieg faktur kosztowych w większości firm wygląda tak samo: PDF przychodzi na czyjąś skrzynkę, ktoś go drukuje albo przekazuje dalej, osoba zatwierdzająca jest na wyjeździe, a księgowa prosi o brakujący opis. Po KSeF dochodzi jeszcze jedno miejsce, do którego trzeba zaglądać.
- Faktura wisi u zatwierdzającego tygodniami, bo nie ma przypomnienia ani zastępstwa.
- Nie wiadomo, kto zaakceptował wydatek, gdy kontrola pyta po roku.
- Koszt trafia na zły dział albo projekt, bo opis powstał dopiero przy księgowaniu.
- Przelew idzie na rachunek, którego nie ma na Białej liście VAT.
- Księgowa składa dokumenty z pięciu źródeł zamiast dostać jedną paczkę.
Obieg faktury kosztowej w czterech krokach
Szczegóły połączenia z rządowym systemem są na stronie pobieranie faktur z KSeF.
- Chmurowe pobiera faktury kosztowe z KSeF co godzinę, a rachunki, paragony i faktury zagraniczne przyjmuje e-mailem, jako PDF albo ze zdjęcia.
- System proponuje opis na podstawie wcześniejszych faktur tego samego sprzedawcy: dział, kategorię, MPK i projekt.
- Reguła wybiera zatwierdzającego według działu, kwoty albo kategorii. Powiadomienie dociera na telefon i wystarczy jedno dotknięcie.
- Zatwierdzona faktura trafia do paczki dla księgowości z PDF, opisem i śladem akceptacji, a do listy przelewów dopiero po kontroli rachunku.
Kto zatwierdza i co się dzieje, gdy go nie ma
Ścieżka akceptacji może mieć jeden etap albo kilka. Typowy układ to kierownik działu przy każdej fakturze i dyrektor finansowy powyżej ustalonego progu. Każda osoba ma zastępstwo na urlop, więc faktura nie stoi, bo ktoś wyjechał.
Jeśli ktoś nie zareaguje, system ponawia przypomnienie, a po terminie przekazuje fakturę dalej. Zasady są opisane na stronie system obiegu faktur.
Kontrola przed przelewem
Przed płatnością Chmurowe sprawdza rachunek sprzedawcy na Białej liście podatników VAT i powtarza to w dniu płatności. Przy większych kwotach chroni to przed solidarną odpowiedzialnością za VAT i kosztem, którego nie da się zaliczyć do podatkowych. Można też ustawić budżety działów i projektów, tak by faktura przekraczająca limit trafiała wyżej.
Każda decyzja zostaje w dzienniku zdarzeń z osobą i godziną.
Komu taki program daje najwięcej
Przy niewielkiej firmie z kilkudziesięcioma fakturami wystarczy plan z programu KSeF dla małych firm.
- Firmy, które dostają kilkadziesiąt do kilkuset faktur kosztowych miesięcznie i mają więcej niż jednego zatwierdzającego.
- Zarządy, które chcą widzieć zobowiązania i budżety bez dzwonienia do księgowości.
- Firmy z kierownikami w terenie, na przykład budowlane.
- Właściciele kilku spółek, którzy potrzebują jednej listy faktur z kilku NIP.
- Biura rachunkowe, które wolą dostawać faktury już opisane i zatwierdzone. Opisuje to strona dla biur rachunkowych.
Program, arkusz i sam KSeF
- Arkusz kalkulacyjny: tani na starcie, ale bez przypomnień, bez śladu akceptacji i z ręcznym przepisywaniem danych. Sprawdza się przy kilku fakturach w miesiącu.
- Sam KSeF: odbiera faktury, ale nie kieruje ich do zatwierdzającego i nie prowadzi akceptacji. Szerzej opisuje to artykuł KSeF a obieg faktur.
- Program do obiegu faktur kosztowych: odbiór, opis, akceptacja, kontrola rachunku i paczka dla księgowej w jednym miejscu. Opłaca się, gdy faktury zatwierdza więcej niż jedna osoba.
Ile kosztuje program do obiegu faktur kosztowych
Start za 249 zł netto miesięcznie obejmuje jeden NIP, do 300 faktur i pięciu użytkowników. Firma za 549 zł netto miesięcznie dodaje do trzech NIP, ścieżki wieloetapowe, budżety i zastępstwa. Grupa za 1 290 zł netto miesięcznie obsługuje do piętnastu NIP, SSO i API. Przy płatności rocznej miesiąc kosztuje 124,50 zł, 274,50 zł i 645 zł. Do cen doliczamy 23% VAT. Porównanie planów jest w cenniku, a ocenę kosztów w artykule ile kosztuje system obiegu faktur.
Najczęstsze pytania
Jaki program wybrać do obiegu faktur kosztowych?
Wybierz taki, który odbiera faktury z KSeF automatycznie, kieruje je do zatwierdzającego według reguł i zapisuje ślad decyzji. Chmurowe robi to w jednym widoku, a plan Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie.
Czy program do obiegu faktur kosztowych musi być połączony z KSeF?
Nie musi, ale połączenie oszczędza przepisywanie. Wpisujesz token KSeF raz, a faktury kosztowe pojawiają się same co godzinę. Dokumenty spoza KSeF wysyłasz e-mailem lub jako zdjęcie.
Czy można zatwierdzać faktury z telefonu?
Tak. Zatwierdzający dostaje powiadomienie z kwotą, sprzedawcą i opisem i akceptuje lub odrzuca fakturę jednym dotknięciem, także poza biurem.
Co dostaje księgowa?
Paczkę z kompletem PDF, opisem, kontem kosztowym i śladem akceptacji w formacie CSV, XML albo pliku importu programu księgowego, bez ręcznego składania dokumentów.
Przeprowadź jedną fakturę przez cały obieg
Wgraj plik XML z KSeF, PDF albo zdjęcie faktury i zobacz drogę od wpływu do paczki dla księgowej. Konto zakładasz bez karty płatniczej przy próbie. Sposób uruchomienia opisuje strona wdrożenie.