Program do odbierania faktur z KSeF dla firm z kilkoma NIP
Program do odbierania faktur z KSeF pobiera faktury kosztowe wszystkich Twoich numerów NIP do jednej skrzynki i od razu wysyła każdą do osoby, która ma ją zatwierdzić. Chmurowe sprawdza KSeF co godzinę, więc faktura nie czeka, aż ktoś o niej pomyśli. Plan Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie, a plan Firma obsługuje do trzech NIP. Sam sposób połączenia z KSeF opisuje strona pobieranie faktur z KSeF.
Odbiór faktur to dopiero połowa pracy
Samo podejrzenie faktur w KSeF nie wystarcza firmie, która prowadzi dwie spółki albo własną działalność obok spółki. Każdy NIP ma osobne dane dostępu, osobną listę dokumentów i często innego księgowego. Ktoś musi zaglądać do każdego z nich i ręcznie przekazywać faktury dalej.
- Faktura z jednego NIP leży niezauważona, bo nikt nie loguje się do drugiego.
- Zamawiający dowiaduje się o fakturze od dostawcy, który dzwoni z pytaniem o przelew.
- Termin płatności mija, bo odbiór i zatwierdzenie to dwa osobne zadania w dwóch miejscach.
- Księgowa dostaje pliki w wiadomościach i sama układa je według spółek.
Od wpływu do kierowania na akceptację w czterech krokach
Faktury spoza KSeF, jak rachunki, paragony i dokumenty zagraniczne, wysyłasz na dedykowany adres e-mail i przechodzą tę samą drogę.
- Wpisujesz token KSeF dla każdego NIP, a system zaczyna pobierać faktury kosztowe co godzinę.
- Każda faktura trafia do wspólnej listy z oznaczeniem spółki, sprzedawcy i kwoty.
- Reguły wskazują zatwierdzającego według działu, kategorii i kwoty, a powiadomienie dociera na telefon.
- Zatwierdzone faktury lądują w paczce dla księgowości z podziałem na spółki i na liście przelewów.
Jedna lista dla wszystkich spółek
Plan Firma obejmuje do trzech numerów NIP, a plan Grupa do piętnastu. Faktury każdej spółki są rozdzielone, więc uprawnienia też: księgowa jednej spółki nie widzi dokumentów drugiej, jeśli tak ustawisz. Właściciel widzi całość i zatwierdza wydatki z jednego widoku.
To ważne, gdy spółki dzielą dostawców, na przykład biuro, wynajem i telefony. Fakturę przypisujesz do właściwej spółki raz, a dla stałych dostawców system podpowiada przypisanie na podstawie wcześniejszych dokumentów. Pełny opis kontroli znajdziesz w części o fakturach zakupowych w KSeF.
Biała lista VAT sprawdzana przed płatnością
Przed przelewem system sprawdza rachunek sprzedawcy na Białej liście podatników VAT i robi to ponownie w dniu płatności. Przy większych kwotach chroni to przed solidarną odpowiedzialnością za VAT i kosztem, którego nie zaliczysz do podatkowych. Każda decyzja zostaje w dzienniku z osobą i godziną.
Kto najczęściej wybiera taki program
Jeśli prowadzisz jedną niewielką firmę, zacznij od strony program do KSeF dla małych firm.
- Właściciele kilku spółek, którzy dziś logują się do KSeF osobno dla każdej.
- Grupy kapitałowe i spółki rodzinne ze wspólnymi dostawcami.
- Firmy, w których faktury odbiera sekretariat, a zatwierdza zarząd lub kierownik działu.
- Biura rachunkowe, które chcą dostawać od klienta faktury już odebrane i opisane. Jak to wygląda po ich stronie, opisuje strona dla biur rachunkowych.
Ile kosztuje odbieranie faktur z KSeF
Start za 249 zł netto miesięcznie obejmuje jeden NIP, do 300 faktur i pięciu użytkowników. Firma za 549 zł netto miesięcznie dodaje do trzech NIP, ścieżki wieloetapowe, budżety i zastępstwa. Grupa za 1 290 zł netto miesięcznie obsługuje do piętnastu NIP, SSO i API. Przy płatności rocznej miesiąc kosztuje 124,50 zł, 274,50 zł i 645 zł. Do cen doliczamy 23% VAT. Zestawienie jest w cenniku.
Najczęstsze pytania
Jaki program odbiera faktury z KSeF automatycznie?
Chmurowe sprawdza KSeF co godzinę po wpisaniu tokena i dodaje nowe faktury kosztowe do listy. Każda trafia od razu do osoby wskazanej regułą akceptacji, więc nikt nie musi pamiętać o logowaniu do KSeF.
Czy mogę odbierać faktury z kilku numerów NIP?
Tak. Plan Firma obsługuje do trzech NIP, a Grupa do piętnastu. Faktury są oznaczone spółką, a uprawnienia ustawiasz osobno dla każdej z nich.
Czy potrzebuję certyfikatu KSeF?
Do odbioru faktur kosztowych wystarcza token KSeF, który wpisujesz raz. Wskazówki są w kreatorze po założeniu konta.
Co z fakturami, których nie ma w KSeF?
Rachunki, paragony i faktury zagraniczne wysyłasz na dedykowany adres e-mail albo wgrywasz jako PDF lub zdjęcie. Dane są odczytywane i dokument przechodzi ten sam obieg.
Odbierz pierwszą fakturę i zobacz drogę do zatwierdzenia
Wgraj plik XML z KSeF, PDF albo zdjęcie faktury i przejdź cały obieg na własnym dokumencie. Konto zakładasz bez karty płatniczej przy próbie. Całość opisuje strona elektroniczny obieg faktur.