Co KSeF załatwia za kupującego
Krajowy System e-Faktur przechowuje faktury ustrukturyzowane w jednym formacie XML i nadaje im numer. Dla kupującego oznacza to dwie rzeczy: faktura ma jedno źródło prawdy i nie ginie w skrzynce mailowej, a jej dane da się odczytać maszynowo.
Nie oznacza to, że faktura sama do kogoś trafia. Kupujący musi do KSeF wejść, odebrać dokumenty i zdecydować, co z nimi dalej. Sprzedawca uznaje fakturę za dostarczoną w chwili jej wystawienia w systemie, więc to po stronie kupującego rośnie ryzyko, że o fakturze nikt nie wie, a termin płatności już biegnie.
Gdzie obieg faktur zatrzymuje się po wprowadzeniu KSeF
Po stronie kupującego powtarzają się cztery miejsca zatorów.
**Odbiór.** Przed KSeF faktura przychodziła mailem na adres, który ktoś czytał. Teraz trzeba aktywnie zalogować się do systemu albo skonfigurować integrację. Jeśli odpowiada za to jedna osoba, jej urlop zatrzymuje cały obieg.
**Przypisanie.** Faktura w KSeF nie wie, kto zamówił towar. Księgowa widzi sprzedawcę i kwotę, ale nie wie, czy zatwierdza ją kierownik działu, czy dyrektor. Ręczne ustalanie to seria wiadomości i telefonów.
**Zatwierdzenie.** Dokument zatwierdza się poza KSeF: w arkuszu, mailu albo na wydruku. Nie ma śladu, kto zgodził się na wydatek, ani przypomnienia, gdy decyzja się opóźnia.
**Kontrola przed płatnością.** KSeF nie sprawdza, czy rachunek sprzedawcy jest na Białej liście podatników VAT. Przelew na rachunek spoza listy może oznaczać solidarną odpowiedzialność za VAT i problem z zaliczeniem kosztu do podatkowych.
Zadania, których KSeF nie przejmuje
Przy kilkunastu fakturach miesięcznie da się to ogarnąć z kalendarzem i arkuszem. Przy kilkudziesięciu zaczyna brakować czasu, a przy kilkuset system ręczny po prostu się rozpada.
| Zadanie | KSeF | Po stronie firmy |
|---|---|---|
| Przechowanie faktury | tak | brak pracy |
| Regularny odbiór nowych faktur | nie | ktoś musi pamiętać |
| Wskazanie zatwierdzającego | nie | ręczne albo reguły |
| Opis merytoryczny, MPK, projekt | nie | ręczny |
| Zatwierdzenie z kontrolą budżetu | nie | arkusz lub mail |
| Sprawdzenie rachunku na Białej liście | nie | ręczne lub program |
| Paczka dla księgowej | nie | ręczna |
Trzy sposoby, od najprostszego do najpełniejszego
Pierwszy sposób to dyscyplina: jeden dzień w tygodniu na odbiór, szablon arkusza i obowiązek odpowiedzi w ciągu 48 godzin. Jest tani i działa w małej firmie, o ile nikt nie zachoruje.
Drugi to program księgowy z modułem KSeF. Odbiera faktury i księguje je, ale rzadko obsługuje akceptację przed księgowaniem, zwłaszcza dla osób spoza księgowości.
Trzeci to system obiegu faktur, który łączy się z KSeF tokenem, odbiera faktury co godzinę, kieruje je do zatwierdzającego według reguł, sprawdza Białą listę i oddaje księgowej gotową paczkę. Tak działa Chmurowe, a szczegółowy opis jest na stronie program do odbierania faktur z KSeF. Ceny zaczynają się od 249 zł netto miesięcznie, a przy małej skali wystarcza plan opisany w materiale o programie do KSeF dla małych firm.
Prosty test, czy potrzebujesz systemu
Odpowiedz na cztery pytania.
Dwie odpowiedzi twierdzące zwykle wystarczą, by koszt ręcznej pracy przekroczył abonament. Ile to kosztuje w złotówkach, rozpisaliśmy w artykule ile kosztuje system obiegu faktur.
- Czy faktury kosztowe odbiera więcej niż jedna osoba albo kilka numerów NIP?
- Czy zatwierdza je ktoś, kto rzadko siedzi przy biurku?
- Czy księgowa co miesiąc dopytuje o opisy i brakujące dokumenty?
- Czy zdarzyło się zapłacić fakturę dwa razy albo po terminie?
Weryfikacja sprzedawcy poza Białą listą
Biała lista odpowiada na pytanie o rachunek, ale nie o samą firmę. Przy nowym, dużym dostawcy warto sprawdzić zarząd i status spółki w rejestrach, a pomaga w tym serwis, w którym sprawdzisz kontrahenta w KRS przed pierwszym przelewem. Ta kontrola uzupełnia obieg faktur, nie zastępuje go.
Najczęstsze pytania
Czy KSeF zastępuje obieg faktur w firmie?
Nie. KSeF przechowuje faktury i nadaje im numer, ale nie wskazuje zatwierdzającego, nie pilnuje terminów i nie sprawdza rachunku sprzedawcy. Obieg faktur, czyli odbiór, opis, akceptacja i przekazanie księgowej, nadal prowadzi firma.
Czy w KSeF można zatwierdzić fakturę kosztową?
Nie. W KSeF nie ma procesu akceptacji wewnętrznej firmy. Zatwierdzenie odbywa się poza systemem, w programie do obiegu faktur albo ręcznie, i dlatego wymaga osobnego śladu decyzji.
Czy potrzebuję certyfikatu, żeby odbierać faktury z KSeF?
Do odbioru faktur kosztowych przez system obiegu zwykle wystarcza token KSeF. W Chmurowe wpisujesz go raz w kreatorze po założeniu konta.
Jak sprawdzić, czy mała firma potrzebuje programu?
Policz faktury kosztowe i osoby, które się nimi zajmują. Gdy faktur jest kilkadziesiąt miesięcznie albo zatwierdza je ktoś poza biurem, ręczny obieg zaczyna kosztować więcej niż abonament.
Sprawdź obieg na własnej fakturze
Wgraj plik XML z KSeF, PDF albo zdjęcie faktury i zobacz, jak wygląda droga od odbioru do paczki dla księgowej. Konto zakładasz bez karty płatniczej przy próbie. Porównując dostawców, skorzystaj z listy pytań przed zakupem systemu obiegu dokumentów.