Program do akceptacji faktur na telefonie z odbiorem z KSeF
Program do akceptacji faktur na telefonie pozwala zatwierdzającemu zdecydować o fakturze tam, gdzie akurat jest: na budowie, w drodze do klienta albo na urlopie. Chmurowe odbiera faktury z KSeF, wysyła powiadomienie z kwotą, sprzedawcą i opisem, a decyzję zapisuje z osobą i godziną. Nie instalujesz aplikacji, wystarczy przeglądarka w telefonie. Plan Start kosztuje 249 zł netto miesięcznie.
Dlaczego faktury stoją u zatwierdzającego
Faktura rzadko czeka dlatego, że zatwierdzający jej nie chce zatwierdzić. Czeka, bo wymaga to usiąść przy komputerze, zalogować się do systemu albo odnaleźć wydruk na biurku. Kierownik, który większość dnia spędza poza biurem, odkłada to na piątek, a termin płatności biegnie.
- Zatwierdzający dostaje maila z załącznikiem, którego nie otworzy w samochodzie.
- Nikt nie wie, czy faktura została zaakceptowana, dopóki księgowa nie zapyta.
- Decyzja zapada w komunikatorze, a po roku nie ma jej śladu.
- Przy urlopie zatwierdzającego cały obieg staje.
Akceptacja faktury w trzech dotknięciach
Skąd system bierze faktury, opisuje strona pobieranie faktur z KSeF.
- Chmurowe pobiera fakturę z KSeF i proponuje opis na podstawie wcześniejszych faktur tego sprzedawcy.
- Reguła wybiera zatwierdzającego według działu, kategorii albo kwoty, a on dostaje powiadomienie na telefon.
- Ekran pokazuje sprzedawcę, kwotę, opis, termin płatności i podgląd faktury. Jedno dotknięcie zatwierdza, drugie odrzuca z komentarzem.
- Zatwierdzona faktura trafia do paczki dla księgowej, a do listy przelewów dopiero po sprawdzeniu rachunku na Białej liście VAT.
Co się dzieje, gdy zatwierdzającego nie ma
Każdy zatwierdzający ma zastępcę na czas urlopu. Jeśli nie zareaguje w wyznaczonym czasie, system ponawia przypomnienie, a po terminie przekazuje fakturę dalej. Dzięki temu wyjazd jednej osoby nie zatrzymuje płatności dla dostawców. Pełne zasady ścieżek są opisane w systemie obiegu faktur.
Telefon nie obniża kontroli
Szybka akceptacja nie oznacza mniejszej kontroli. Przed zatwierdzeniem zatwierdzający widzi, czy kwota mieści się w budżecie działu lub projektu, a faktura przekraczająca limit trafia wyżej. Każda decyzja zostaje w dzienniku zdarzeń, który pokażesz audytorowi albo biegłemu rewidentowi.
Komu najbardziej opłaca się akceptacja z telefonu
- Firmy z kierownikami w terenie, na przykład budowlane.
- Zarządy, w których dyrektor podpisuje większe faktury, ale rzadko bywa w biurze.
- Firmy z kilkoma zatwierdzającymi i kilkudziesięcioma fakturami miesięcznie, opisane w programie do obiegu faktur kosztowych.
- Mniejsze firmy, którym wystarczy plan z programu KSeF dla małych firm.
Telefon, komputer i poczta
- Akceptacja mailem: wygodna na początku, ale bez śladu, bez przypomnień i z ryzykiem pomyłki w adresie.
- Akceptacja tylko na komputerze: pełna kontrola, ale faktury czekają na powrót do biura.
- Akceptacja w Chmurowych: ten sam obieg, ta sama kontrola i ślad, a decyzja zajmuje kilka sekund w dowolnym miejscu.
Ile kosztuje program do akceptacji faktur
Start za 249 zł netto miesięcznie obejmuje jeden NIP, do 300 faktur i pięciu użytkowników. Firma za 549 zł netto miesięcznie dodaje do trzech NIP, ścieżki wieloetapowe, budżety i zastępstwa. Grupa za 1 290 zł netto miesięcznie obsługuje do piętnastu NIP, SSO i API. Do cen doliczamy 23% VAT. Szczegóły w cenniku.
Najczęstsze pytania
Czy trzeba instalować aplikację, żeby akceptować faktury na telefonie?
Nie. Chmurowe działa w przeglądarce telefonu. Zatwierdzający dostaje powiadomienie z linkiem, otwiera ekran faktury i zatwierdza ją jednym dotknięciem, bez instalowania czegokolwiek.
Czy akceptacja z telefonu jest bezpieczna?
Tak. Zatwierdzający loguje się swoim kontem, każda decyzja trafia do dziennika z osobą i godziną, a dostęp do faktur dotyczy tylko jego działu lub roli.
Co z fakturą, gdy zatwierdzający jest na urlopie?
Trafia do zastępcy. Jeśli ten nie zareaguje, system ponawia przypomnienie, a po terminie przekazuje fakturę wyżej, więc płatność nie stoi.
Czy z telefonu widać podgląd faktury?
Tak. Ekran akceptacji pokazuje sprzedawcę, kwotę, opis, termin płatności i podgląd dokumentu, więc decyzja nie wymaga logowania się do innych systemów.
Zatwierdź pierwszą fakturę z telefonu
Załóż konto, podłącz KSeF i zaproś zatwierdzających. Pierwsza faktura może trafić do akceptacji jeszcze tego samego dnia. Sposób uruchomienia opisuje strona wdrożenie.