Z czego składa się dobra procedura obiegu dokumentów
Dobra procedura obiegu dokumentów ma sześć elementów: cel, zakres, role, etapy, terminy i archiwizację. Każdy z nich zajmuje kilka zdań, a całość mieści się na jednej do dwóch stron. Im krótszy dokument, tym chętniej pracownicy go czytają i tym rzadziej faktura utyka u osoby, która nie wie, że to na niej spoczywa następny krok.
Poniższy wzór jest napisany tak, aby można go było skopiować bez przeróbek i dopasować do własnej firmy w kwadrans.
Cel i zakres procedury
Zacznij od dwóch krótkich zapisów, które ustalają, po co istnieje procedura i czego dotyczy.
Wzór celu: „Celem procedury jest zapewnienie, że każdy dokument kosztowy wpływający do firmy zostaje przyjęty, opisany merytorycznie, zatwierdzony przez uprawnioną osobę przed zapłatą i przekazany do księgowości w terminie umożliwiającym zamknięcie miesiąca.”
Wzór zakresu: „Procedura dotyczy faktur kosztowych, rachunków, not obciążeniowych i dokumentów z zagranicy, niezależnie od tego, czy wpłynęły przez Krajowy System e-Faktur, mailem, czy w formie papierowej.”
Jeżeli firma chce objąć procedurą także umowy i wnioski urlopowe, dopisz je w zakresie jako osobne kategorie dokumentów, ale zachowaj osobne etapy dla każdej z nich. Jedna procedura o wszystkim kończy zwykle jako dokument, którego nikt nie stosuje.
Role i odpowiedzialność w obiegu
Każdy etap musi mieć jednego właściciela. W większości firm wystarczą cztery role.
Do każdej roli wyznacz zastępcę na czas urlopu. Brak zastępstwa to najczęstsza przyczyna zaległych płatności w małych i średnich firmach. Szczegóły podziału odpowiedzialności opisujemy we wpisie obieg faktur w firmie, kto opisuje i kto zatwierdza.
- Osoba przyjmująca dokumenty (specjalista ds. rozliczeń) pobiera faktury, sprawdza kompletność i kieruje je do właściwego działu.
- Osoba opisująca (kierownik działu lub projektu) potwierdza, że towar lub usługa zostały odebrane, i wskazuje kategorię kosztu, centrum kosztów i projekt.
- Osoba zatwierdzająca (dyrektor lub prezes, zależnie od kwoty) wyraża zgodę na zapłatę.
- Księgowość (główna księgowa albo biuro rachunkowe) księguje dokument i pilnuje terminów podatkowych.
Etapy obiegu faktury krok po kroku
Wzór zapisu etapów można skopiować w całości.
Każdy etap ma jedno wyjście: dokument idzie dalej albo wraca do poprzedniej osoby z krótkim uzasadnieniem. Nie ma „szarych stref”, w których faktura po prostu leży.
- Etap 1, wpływ. Faktura trafia do jednego, wspólnego miejsca: z KSeF, z dedykowanego adresu e-mail albo ze skanu. Nikt w firmie nie przyjmuje faktur na własną skrzynkę i nie przekazuje ich dalej prywatnie.
- Etap 2, rejestracja. Osoba przyjmująca nadaje dokumentowi numer wewnętrzny, sprawdza dane sprzedawcy, termin płatności i kwotę, a następnie kieruje fakturę do działu, który zamówił usługę.
- Etap 3, opis merytoryczny. Kierownik działu opisuje fakturę: kategoria kosztu, centrum kosztów, projekt, krótkie uzasadnienie. Opis powstaje przed zatwierdzeniem, nigdy po zapłacie.
- Etap 4, zatwierdzenie. Faktura do ustalonej kwoty progowej trafia do jednego zatwierdzającego, powyżej progu do dwóch. Kwoty progowe i osoby wpisz do załącznika.
- Etap 5, kontrola rachunku. Przed przelewem sprawdzamy, czy rachunek sprzedawcy figuruje na białej liście podatników VAT, i zapisujemy wynik razem z datą sprawdzenia.
- Etap 6, płatność. Zatwierdzone faktury trafiają do paczki przelewów zgodnie z terminem płatności.
- Etap 7, przekazanie do księgowości. Komplet (faktura, opis, ślad zatwierdzeń) trafia do księgowości w ustalonym terminie.
Terminy, które pilnują obiegu
Terminy są sercem procedury, bo to one zamieniają zapis w praktykę. Proponowany wzór wygląda następująco.
Dodaj zasadę przypomnień: po upływie terminu osoba odpowiedzialna dostaje przypomnienie, a po kolejnym terminie sprawa trafia do przełożonego. Terminy dopasuj do realnego rytmu firmy i do terminów płatności, które zwykle stosują Twoi dostawcy. Zbyt krótkie terminy łamie się w pierwszym tygodniu, zbyt długie nie pilnują niczego.
- Rejestracja faktury w obiegu: do 1 dnia roboczego od wpływu.
- Opis merytoryczny: do 2 dni roboczych od skierowania.
- Zatwierdzenie: do 2 dni roboczych od opisu.
- Przekazanie kompletu do księgowości: do ustalonego dnia miesiąca, na przykład do piątego dnia roboczego następnego miesiąca.
Archiwizacja i ślad zatwierdzeń
Ostatnia część procedury odpowiada na pytanie, gdzie i jak długo przechowujemy dokumenty oraz jak odtworzyć, kto i kiedy je zatwierdził.
Wzór zapisu: „Dokumenty wraz z opisem, kolejnością zatwierdzeń i datami zapisów przechowujemy w archiwum elektronicznym z wyszukiwarką. Zmiana opisu lub statusu dokumentu jest rejestrowana w dzienniku zdarzeń razem z osobą, która jej dokonała. Okres przechowywania wynika z przepisów podatkowych i rachunkowych oraz z wewnętrznych zasad firmy.”
Okresy przechowywania sprawdź zawsze u księgowej lub w aktualnych przepisach, ponieważ zależą od rodzaju dokumentu. Ślad zatwierdzeń ma jedną praktyczną zaletę: przy kontroli albo audycie jednym kliknięciem pokazujesz pełną historię faktury, zamiast szukać maili w skrzynkach kilku osób.
Jak zamienić wzór w działający obieg
Samo spisanie procedury nie wystarcza. Pracownicy stosują ją wtedy, gdy kolejne kroki są wygodniejsze niż obejście. Dlatego wzór najlepiej uruchomić w narzędziu, które pilnuje etapów za nich: odbiera faktury z KSeF, wysyła je do opisu i akceptacji wskazanym osobom, wysyła przypomnienia i zachowuje ślad. Taki układ opisujemy na stronie elektroniczny obieg dokumentów, a sposób przygotowania firmy krok po kroku w instrukcji wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów.
Jeśli wolisz zacząć od porządku w samej logice dokumentów, przeczytaj także przewodnik o obiegu dokumentów w firmie. W Chmurowych ścieżki akceptacji ustawisz według działu, kwoty, kategorii i sprzedawcy, a zatwierdzić fakturę można z telefonu jednym kliknięciem.
Zacznij od jednej faktury
Najlepszy test procedury to jedna prawdziwa faktura. Wgraj plik XML z KSeF, PDF albo zdjęcie, wybierz dział i próg drugiej akceptacji, a zobaczysz kartę faktury z propozycją kategorii kosztu, szkicem opisu i ścieżką zatwierdzenia.