Kto opisuje, a kto zatwierdza fakturę
Fakturę opisuje osoba, która zamówiła towar lub usługę, zwykle kierownik działu, bo tylko ona wie, czego dotyczy wydatek. Zatwierdza osoba, która ma prawo zaakceptować taką kwotę w tym dziale, a przy wyższych kwotach także dyrektor finansowy. Płatność i księgowanie wykonuje dział finansów dopiero po zatwierdzeniu.
Opisanie i zatwierdzenie to dwa różne kroki. Opis mówi, co to za koszt. Zatwierdzenie mówi, że firma zgadza się go zapłacić. Gdy robi to jedna osoba bez kontroli, rośnie ryzyko pomyłki.
Cztery role w obiegu faktur
Pierwsza rola to rejestrujący, zwykle specjalista ds. rozliczeń albo główna księgowa. Pilnuje, żeby każda faktura została pobrana z KSeF lub odebrana z poczty i trafiła do właściwej osoby.
Druga rola to opisujący. Nadaje kategorię kosztu, MPK, projekt i budżet. Trzecia to zatwierdzający, który podejmuje decyzję o płatności. Czwarta to księgowy, który otrzymuje komplet i księguje.
W małej firmie jedna osoba może pełnić dwie role, ale nigdy opisu i zatwierdzenia tej samej faktury, jeśli kwota jest istotna.
- rejestrujący pilnuje wpływu i kompletności
- opisujący nadaje kategorię, MPK i projekt
- zatwierdzający decyduje o płatności
- księgowy otrzymuje gotowy komplet
Za co odpowiada każdy uczestnik
Opisujący odpowiada za merytoryczną zgodność: czy usługa została wykonana, czy kwota jest właściwa, czy koszt trafia do właściwego działu. Zatwierdzający odpowiada za zasadność wydatku w świetle budżetu. Dział finansów odpowiada za termin płatności, sprawdzenie rachunku sprzedawcy i zgodność formalną faktury.
Dobrze, gdy te odpowiedzialności są zapisane w jednym dokumencie i widoczne w narzędziu, a nie tylko w pamięci zespołu. Ślad zatwierdzeń wynika wtedy z samego systemu. Szerzej o ścieżkach piszemy na stronie o akceptacji faktur.
Progi kwotowe i zastępstwa na czas nieobecności
Prosty model to dwa poziomy. Do ustalonej kwoty zatwierdza kierownik działu, powyżej niej dołącza dyrektor finansowy. W większych organizacjach można dodać poziomy według kategorii kosztu albo sprzedawcy.
Każdy zatwierdzający ma zastępcę ustawionego na czas urlopu. Bez tego faktura czeka, a termin płatności biegnie. Przypomnienia mailowe o czekających fakturach pomagają, ale nie zastąpią jasnych zasad.
Co sprawdza dział finansów przed przelewem
Przed płatnością dział finansów potwierdza trzy rzeczy: faktura jest zatwierdzona, termin płatności nie minął, a rachunek sprzedawcy figuruje na Białej liście VAT. Ten ostatni krok chroni przed solidarną odpowiedzialnością za VAT i przed brakiem kosztu podatkowego przy płatnościach powyżej 15 000 zł.
W Chmurowe sprawdzenie następuje przy każdej fakturze i ponownie w dniu płatności. Pełny widok obiegu od wpływu do księgowania pokazuje strona o obiegu faktur.
Typowe problemy i jak im zapobiec
Faktura utknęła u kierownika na urlopie: ustaw zastępstwo z góry. Opis jest niekompletny: wymagaj kategorii i MPK przed wysłaniem do akceptacji. Nikt nie wie, kto zatwierdził: korzystaj z dziennika zdarzeń. Księgowość dostaje dokumenty w kawałkach: przekazuj jedną paczkę z opisem i śladem akceptacji, jak opisuje strona o obiegu dokumentów księgowych.
Ogólny przewodnik po układaniu całego procesu znajdziesz we wpisie o obiegu dokumentów w firmie.