Na czym polega kontrola wydatków przed zapłatą
Kontrola wydatków przed zapłatą to zestaw sprawdzeń wykonywanych na fakturze, zanim trafi ona do przelewu. Obejmuje potwierdzenie, że usługa lub towar zostały odebrane, że koszt jest opisany i przypisany do właściwego działu, że fakturę zatwierdziła uprawniona osoba oraz że rachunek sprzedawcy znajduje się na białej liście podatników VAT.
Każde z tych sprawdzeń zajmuje chwilę, ale razem zamieniają płatność z odruchu w świadomą decyzję, którą można później wykazać.
Pięć punktów kontrolnych w obiegu dokumentów finansowych
Kontrolę najlepiej rozłożyć na etapy, żeby żadna osoba nie odpowiadała za wszystko.
Ułożenie takich punktów jako pisemnej instrukcji ułatwia wzór procedury obiegu dokumentów.
- Wpływ i rejestracja. Faktura trafia do jednego miejsca, a nie do kilku skrzynek, i dostaje numer wewnętrzny. Dzięki temu nic nie ginie, a firma wie, ile dokumentów czeka na decyzję.
- Opis merytoryczny. Kierownik działu potwierdza odbiór oraz wskazuje kategorię kosztu, centrum kosztów, projekt lub budżet.
- Zatwierdzenie według progu. Faktury do ustalonej kwoty zatwierdza jedna osoba, a powyżej tej kwoty dodatkowo dyrektor finansowy. Próg i osoby ustala firma we własnych zasadach.
- Kontrola rachunku. System sprawdza, czy rachunek sprzedawcy figuruje na białej liście, zarówno przy wpływie faktury, jak i ponownie w dniu płatności.
- Płatność i księgowanie. Do paczki przelewów trafiają wyłącznie zatwierdzone faktury, a księgowość dostaje komplet z opisem i śladem zatwierdzeń.
Biała lista VAT jako element obiegu
Biała lista podatników VAT to publiczny wykaz prowadzony przez administrację skarbową, w którym można sprawdzić status podatnika i numery jego rachunków bankowych. W obiegu dokumentów finansowych służy do jednego celu: upewnienia się, że przelew trafia na rachunek, który sprzedawca zgłosił jako rachunek swojej działalności.
Dlatego sprawdzenie warto wykonywać dwukrotnie. Pierwszy raz przy wpływie faktury, aby od razu zauważyć rozbieżność, a drugi w dniu płatności, ponieważ dane na liście mogą się zmienić między wpływem a przelewem. Wynik i datę sprawdzenia dobrze jest zapisać przy fakturze.
W Chmurowych sprawdzenie rachunku na białej liście wykonuje się przy każdej fakturze i ponownie w dniu płatności, co opisujemy na stronie o systemie obiegu faktur.
Ryzyko przy płatności na rachunek spoza listy
Płatność na rachunek, którego nie ma na białej liście, może rodzić po stronie nabywcy skutki podatkowe. Według przepisów powyżej kwoty 15 000 zł zapłata na rachunek spoza wykazu może oznaczać brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych oraz solidarną odpowiedzialność za VAT sprzedawcy.Traktuj tę informację jako ogólne ostrzeżenie, a nie poradę prawną. Szczegóły, wyjątki i aktualne zasady omów z główną księgową albo doradcą podatkowym. Dla obiegu liczy się wniosek praktyczny: wykrycie rozbieżności przed przelewem jest znacznie tańsze niż jej naprawianie po nim.
Ślad audytowy i odpowiedzialność decyzji
Kontrola, której nie da się później pokazać, ma ograniczoną wartość. Dlatego w obiegu dokumentów finansowych każda czynność powinna zostawiać zapis: kto opisał fakturę, kto ją zatwierdził, w jakiej kolejności i o której godzinie, jaki był wynik sprawdzenia rachunku oraz kto zmienił dane.
Dziennik zdarzeń z takim zapisem pozwala odpowiedzieć na pytania przy kontroli, audycie lub sporze z dostawcą jednym wyszukaniem w archiwum. Dla decydenta oznacza to spokój, bo wie, że zatwierdzenia nie rozmywają się w prywatnych mailach, a dla księgowości mniej telefonów z pytaniem, kto zgodził się na dany wydatek.
Jak wdrożyć kontrolę wydatków w małej i średniej firmie
Zacznij od trzech decyzji: kto opisuje faktury, kto zatwierdza i od jakiej kwoty potrzebna jest druga akceptacja. Potem spisz terminy, na przykład dwa dni robocze na opis i dwa na zatwierdzenie, oraz zastępstwa na czas urlopów.
Następnie przenieś te zasady do narzędzia, które samo kieruje fakturę do właściwej osoby i przypomina o zaległościach. Fakturę, która wpłynęła przez KSeF, odbiera elektroniczny obieg faktur, a cały proces od wpływu do księgowania opisujemy na stronie elektronicznego obiegu dokumentów. Firmy z kilkoma podmiotami zyskują jeden widok kosztów i wspólne zasady akceptacji.
Sprawdź kontrolę na własnej fakturze
Najlepszy sposób na ocenę kontroli wydatków to przepuszczenie przez nią prawdziwego dokumentu. Wgraj plik XML z KSeF, PDF albo zdjęcie faktury, wybierz dział i próg drugiej akceptacji, a otrzymasz kartę faktury z wynikiem sprawdzenia rachunku i ścieżką zatwierdzenia.