Co przenieść do chmury najpierw
Najpierw przenieś procesy, które powtarzają się co miesiąc, angażują kilka osób i zostawiają po sobie dokumenty. Najlepszym kandydatem jest obieg faktur kosztowych: wpływ, opis, akceptacja, kontrola rachunku, płatność i przekazanie do księgowości. Daje szybki, mierzalny efekt, bo każdą fakturę da się policzyć, a czas jej obiegu skrócić.
W drugiej kolejności przenieś archiwum dokumentów i współdzielone wnioski, a dopiero potem zadania, które wymagają głębokiej integracji z innymi systemami firmy.
Dlaczego zacząć od finansów i dokumentów
Obszar finansów ma trzy cechy, które czynią go dobrym punktem startu. Po pierwsze, jest ściśle opisany przepisami, więc zasady są jasne i nie trzeba ich wymyślać od zera. Po drugie, dotyczy wielu osób, ale w uporządkowanej kolejności: ktoś przyjmuje, ktoś opisuje, ktoś zatwierdza. Po trzecie, dziś faktury kosztowe wpływają przez Krajowy System e-Faktur, a nie do skrzynki osoby, która zamówiła usługę, więc stary zwyczaj przesyłania plików PDF mailem przestaje wystarczać.
Zamiast tworzyć kolejne arkusze, firma zyskuje jedno miejsce, w którym faktura ma swój status, właściciela i termin. To właśnie opisujemy na stronie elektroniczny obieg dokumentów, a sam odbiór faktur na stronie pobieranie faktur z KSeF.
Plan przenosin w pięciu krokach
Przenosiny bez chaosu opierają się na krótkiej, powtarzalnej sekwencji.
Taki plan możesz zapisać jako procedurę obiegu dokumentów, z celem, rolami, etapami i terminami. Dzięki temu nowe osoby od razu wiedzą, czego się od nich oczekuje.
- Krok 1. Spisz, jakie dokumenty i procesy firma ma dziś, kto za nie odpowiada i gdzie leżą pliki.
- Krok 2. Wybierz jeden proces na start, najlepiej obieg faktur kosztowych, i ustal, kto jest jego właścicielem.
- Krok 3. Zdefiniuj role, progi kwotowe i zastępstwa, na przykład kto zatwierdza faktury do określonej kwoty, a kto powyżej niej.
- Krok 4. Uruchom proces na jednym dziale albo jednej firmie z grupy, sprawdź go na kilkunastu fakturach i popraw ustawienia.
- Krok 5. Rozszerz na kolejne działy, a dopiero potem dodawaj następne procesy.
Bezpieczeństwo danych w chmurze
Obawa o dane jest zrozumiała, dlatego warto zadać dostawcy konkretne pytania. Gdzie fizycznie znajdują się dane i czy są to centra danych w Unii Europejskiej? Czy dane są szyfrowane podczas przesyłania i w spoczynku? Kto w firmie widzi które faktury i czy da się to ustawić przez role? Czy istnieje dziennik zdarzeń pokazujący, kto i kiedy zmienił dokument? Czy dostawca podpisuje umowę powierzenia przetwarzania danych?
Odpowiedzi na te pytania opisujemy na stronie o rozwiązaniach chmurowych dla firm. Pamiętaj, że to firma pozostaje właścicielem swoich danych, a po rezygnacji powinna móc wyeksportować całe archiwum.
Ile kosztuje chmura i jak liczyć opłacalność
Chmura zamienia jednorazowy wydatek na serwer, licencje i administratora na stały abonament. W obiegu faktur koszt wygląda jasno: plan Start kosztuje 249 zł miesięcznie netto, plan Firma 549 zł, a plan Grupa 1 290 zł, do tego 23% VAT. Przy płatności rocznej cena za miesiąc spada do 124,50 zł, 274,50 zł i 645 zł.
Opłacalność policz na własnych danych: liczba faktur miesięcznie razy minuty poświęcone na jedną fakturę daje godziny pracy księgowości. Zestaw je z abonamentem oraz z kosztem zapłaconych po terminie faktur i przelewów, które trzeba było sprawdzać ręcznie. Pełne zestawienie planów znajdziesz w cenniku elektronicznego obiegu dokumentów.
Najczęstsze błędy przy przenosinach do chmury
Firmy najczęściej potykają się o cztery sprawy. Pierwsza to przeniesienie wszystkiego naraz, co przytłacza zespół i utrudnia ocenę efektów. Druga to brak właściciela procesu, przez co po wdrożeniu nikt nie pilnuje zasad. Trzecia to odtwarzanie w nowym narzędziu starych zwyczajów, na przykład przesyłania faktur do prywatnych skrzynek. Czwarta to brak szkolenia kierowników działów, którzy mają opisywać i zatwierdzać faktury, a nie rozumieją, dlaczego muszą to robić w systemie.
Dobrą praktyką jest krótka instrukcja na jedną stronę oraz akceptacja z telefonu, która zabiera kierownikowi kilkanaście sekund zamiast kilkunastu minut.
Zacznij od jednej faktury
Najprostszy sposób, by sprawdzić chmurę w praktyce, to przeprowadzić przez nią jedną własną fakturę. Wgraj plik XML z KSeF, PDF albo zdjęcie, a zobaczysz kartę faktury z odczytanymi danymi, wynikiem sprawdzenia rachunku i proponowaną ścieżką akceptacji.